WESSLING Holding GmbH & Co. KG
Alles auf Standard: WESSLING führt SAP ERP 6.0 für alle Standorte ein
Die international tätige WESSLING-Gruppe mit Firmenzentrale im münsterländischen Altenberge suchte eine ERP-Lösung, die den Expansionskurs begleitet und nicht hemmt. In Walldorf wurde der Spezialist für Laboranalytik und Ingenieurberatungen rund um die Themen Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Qualität fündig. Mit tatkräftiger Unterstützung der Lynx-Consulting GmbH gelang die Einführung von SAP ERP in Zeit und Budget.
Manche Vorurteile erweisen sich als äußerst hartnäckig. SAP weiß ein Lied davon zu singen. Denn das größte deutsche Softwarehaus muss gemeinsam mit Partnern wiederholt gegen Aussagen à la "Standardsoftware aus Walldorf ist zu mächtig für den Mittelstand" ankämpfen. Dabei offenbart allein der Blick auf die Kundenbasis, wie wenig dies der Realität entspricht.
"Unabhängig von der Größe finden gerade Firmen, die international expandieren möchten, in SAP eine IT-Basis, die den Wachstumskurs problemlos begleitet", weiß Thomas Dengler, Key Account Manager bei der Lynx-Consulting GmbH. Aktuelles Beispiel in der Lynx-Kundschaft ist die WESSLING-Gruppe, die zum Jahresbeginn ihr SAP ERP 6.0 in Betrieb nahm.
Das vor 25 Jahren gegründete westfälische Unternehmen ist heute ein international agierender Dienstleister mit über 880 Mitarbeitern, der Kunden an nahezu 30 Standorten in neun Ländern betreut. Flache Hierarchien, moderne Medien und klare Kommunikationsstrukturen sind dabei Garant für den reibungslosen Informations- und Wissensaustausch mit Kunden, aber auch zwischen den einzelnen Firmenbereichen und Standorten.
Doppelte Datenverwaltung, geringe Effektivität
Um diesem Anspruch auch künftig gerecht zu werden, musste WESSLING Hand an die bisherige IT-Lösung in der Buchhaltung legen. Denn die vorhandene Lösung war in die Jahre gekommen. Es klemmte an allen Ecken und Enden. Die über die Zeit gewachsenen Strukturen in der Buchhaltungssoftware bildeten das Unternehmen und seine Prozesse nur unzulänglich ab.
Doppelte Datenverwaltungen belasteten die Effektivität. Des Weiteren standen die vielen einzelnen Excel-Lösungen, die zum großen Teil manuell gefüllt werden mussten, einer flexiblen, transparenten Auswertung im Weg.
"Wir suchten nach einer Lösung, unsere betriebswirtschaftlichen Prozesse zu verbessern", erinnert sich Bruno Jasper, der stellvertretende IT-Leiter bei WESSLING. Mit dem Einsatz einer Standardsoftware wollte das Unternehmen eine einheitliche Datenbasis etablieren, flexible Auswertungen erleichtern und die ausländischen Schwesterfirmen der Gruppe nahtlos integrieren.
Die Frage nach der internationalen Unterstützung entpuppte sich im anschließenden Auswahlprozess als echtes K.O.-Kriterium. Das betraf zum einen den Aspekt der Unterstützung vor Ort durch den Hersteller. Zum anderen adressierte die Forderung die Unterstützung nationaler Regularien in der Software.
Für ein mittelständisch geprägtes Unternehmen wie WESSLING macht es keinen Sinn, in diesem Punkt selbst mit eigener Programmierleistung in die Bresche zu springen, um ausländische Standorte einzubinden. Der Rückgriff auf externe Unterstützung war für WESSLING ebenso wenig eine Alternative. Denn jede Veränderung an einer Standardsoftware gefährdet die Release-Fähigkeit und birgt potenziell die Gefahr unüberschaubarer Folgekosten.
"Für uns bedeutet Standardsoftware, dass wir beim Standard bleiben. Alles andere ist kontraproduktiv", erläutert Bruno Jasper. Vor dem Hintergrund dieser Überlegung wandelt sich der vermeintliche Nachteil der SAP ERP-Software - die funktionale Mächtigkeit - urplötzlich zum Vorteil. Denn kaum eine andere Software kann mit einem vergleichbaren Funktionsumfang in Sachen Internationalität aufwarten.
Schließlich war es das erklärte Ziel, dass sich sämtliche internationale Niederlassungen in einem System abbilden lassen. Im April 2008 fiel die Entscheidung, mit Unterstützung von Lynx SAP ERP 6.0 einzuführen.
Standard als Garant für ein schlankes System
Im Rahmen des Projektes wurden konkret die Module Finance, Controlling und HCM (Personalmanagement) des SAP ERP 6.0 eingeführt. Wie bereits erwähnt, lautete die oberste Prämisse dabei, dem Standard zu folgen.
Die konsequente Nutzung der SAP-Vorgaben und -Auslieferungswerte sind Garant, das System schlank, übersichtlich und einfach im Support zu halten. Die Unternehmensstruktur ließ sich problemlos über die Einrichtung von Buchungskreisen für die rechtlich selbstständigen Einheiten abbilden. Dazu wurde ein Hauptbuchungskreis als Template entwickelt, der für alle Gesellschaften als eine Art "Kopiervorlage" dient.
Im Controlling fand zusätzlich die Abbildung der Unternehmensstruktur als Kostenstellenhierarchie statt. Eingerichtet wurden im Anschluss sowohl die Funktionalitäten zum Gemeinkosten-Controlling nach Kostenstellen und Innenaufträgen als auch die Profitcenter-Betrachtung der verschiedenen Standorte.
Ein weiterer wichtiger Punkt im Projekt war die Abstimmung und Integration der betriebswirtschaftlichen Prozesse mit dem von der AJ Blomesystem GmbH entwickelten Labor-Informations-Management-System W+. Mit Hilfe des Laborinformationssystems W+ werden u.a. die Besonderheiten im Vertriebsprozess bei WESSLING, beispielsweise die Erfassung von Labormessergebnissen, Projektcontrolling und Rechnungsstellung, abgebildet.
Eine Ablösung wäre hier eher ein Rückschritt gewesen, denn das System stellte in der Vergangenheit nie einen Engpass dar. Zudem verfügt WESSLING intern neben dem fachlichen über großes technisches Know-how im Zusammenhang mit W+ und hat die Programmquellen im Zugriff. Eine Ablösung von W+ stand daher nie zur Debatte.
Sogar die Kreditorenerstellung wurde in das Laborinformationssystem verlegt. Über eine Schnittstelle werden die Informationen zu Rechnungen und Kundenbestellungen an SAP überführt, wo die Verwaltung offener Posten, Lohnanzahlung etc. stattfindet.
Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
Die notwendigen Abstimmungsprozesse in der Entwicklung und Anpassung der Schnittstelle wurden ebenso wie alle anstehenden Entscheidungen im Projektverlauf schnell und flexibel gelöst.
In diesem Punkt kam zum einen die flache Hierarchie der WESSLING-Gruppe zum Tragen. Zum anderen verfügten sowohl die internen IT-Experten als auch die Key-User über das Wissen und die Kompetenz, direkt Entscheidungen zu treffen.
Potenzielle Verzögerungen aufgrund von Nachfragen traten deshalb erst gar nicht auf. Dass auf Lynx-Seite äußerst erfahrene SAP-Berater an Bord waren, tat ein Übriges, das gesamte Projekt in Zeit und Budget zu halten. "Die Chemie und das Engagement im Team stimmten einfach", sind sich beide Projektleiter im Rückblick einig.
Das Projektteam "SAP-Einführung" wurde aus Lynx-Beratern sowie IT-Mitarbeitern und künftigen SAP-Key Usern seitens WESSLING zusammengestellt. Die Leitung übernahmen Bruno Jasper (WESSLING) und Marc Pohlmann (Lynx). Die erforderliche Systemlandschaft wurde aus dem Entwicklungssystem und später aus dem Konsolidierungs- und Produktionssystem installiert.
Nach diesen Vorarbeiten schloss sich die Business Blueprint-Phase an, um die benötigten Prozesse und deren Umsetzung in die ERP-Software festzuschreiben. In der Realisierung folgte das Customizing einschließlich Funktions- und Integrationstests.
Zur Produktionsvorbereitung mussten schließlich die (Alt-)Daten übernommen werden. Parallel wurden die Endanwender für das neue System geschult, damit sie beim Start des Produktivbetriebs schon mit dem neuen System vertraut sind. All das ist, ebenso wie das von Lynx zugrunde gelegte Vorgehensmodell I.M.P.R.O.V.E. (integriertes Modell zum Projektvorgehen), bewährte Praxis für die Organisation und Durchführung von SAP-Projekten.
WESSLING Holding GmbH & Co. KG
WESSLING zählt zu den führenden Anbietern von Labor- und ingenieurtechnischen Dienstleistungen. Im Jahr 1983 legte Dr. Erwin Weßling den Grundstein im westfälischen Altenberge für die heute international tätige Gruppe. Unter dem Motto "Quality of Life" sind rund 880 Mitarbeiter im Einsatz, um die Lebensqualität zu verbessern.
Ob durch Lebensmittel, Produktanalytik, im Umweltschutz und durch Energieeffizienz, beim Flächenrecycling oder in der Wasser-, Abfallwirtschaft und Arbeitssicherheit - als reiner Dienstleister erzielt WESSLING einen Umsatz von 45 Mio. Euro.