DORMA Holding GmbH & Co. KGaA
Straffe Führungsstruktur als Erfolgsgarant für globales SAP Roll-out bei DORMA
Unternehmensoftware buchstabiert sich bei DORMA "SAP" und das in der gesamten Gruppe weltweit. Eine stringente Projektführung und Prozess-Templates schaffen die Rahmenbedingungen für das schnelle, erfolgreiche Roll-out in die einzelnen Länder und Weltregionen. SAP xRPM, einschließlich des Werkzeugs cProjects, soll dabei helfen.
Der Türsystemhersteller DORMA, der im Sommer 2008 den 100. Geburtstag feiert, kann auf eine eindrucksvolle Unternehmensentwicklung zurückblicken. Binnen eines Jahrhunderts wuchs der Zwei-Mann-Betrieb der Gründerzeit zum international führenden Systemanbieter von Produkten rund um die Tür mit Produktions- und Vertriebsstätten weltweit.
Der Erfolg hat einen guten Grund. Innovation und Qualität genießen bei DORMA den höchsten Stellenwert. Ihre Produkte sind in vielen Großgebäuden der Welt zu finden. Internationale Flughäfen, Hotels sowie Kongress- und Verwaltungsgebäude rund um den Globus nutzen die Türsysteme des Unternehmens.
Zu den spektakulären Referenzobjekten gehören der Burj Dubai, mit 700 Metern zurzeit das höchste Gebäude der Welt, der Turning Torso in Malmö, das Capitol in Washington sowie das Bundeskanzleramt und der Reichstag in Berlin.
Global ausgerichtet
Trotz der globalen Ausrichtung laufen die Fäden des Türsystemherstellers auch in Zukunft an der Pforte zum Sauerland zusammen. Das gilt auch für das 2006 eröffnete "Regional Logistics Center Central Europe" in Wuppertal-Langenfeld, das mit höchster Effizienz Kunden, Werke und Tochtergesellschaften in Zentraleuropa, Skandinavien und den neuen osteuropäischen Märkten bis nach Vorderasien bedient.
Das gilt aber noch mehr für die Datenverarbeitung, die der interne Dienstleister Shared Service Center IT (SSC IT) am Ennepetaler Stammsitz für die gesamte Unternehmensgruppe bereitstellt. Dabei setzt das SSC IT konsequent auf SAP als Lösung für die betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen. Mit Rückendeckung des Vorstands werden sukzessive die IT-Systeme für alle Gesellschaften der DORMA Gruppe auf den Standard eingeschworen.
Akquirierte Unternehmen machen in diesem Punkt keine Ausnahme. Im Gegenteil, die IT-Verantwortlichen betrachten die Festlegung auf standardisierte SAP-Prozesse als ideale Voraussetzung, neue Tochterfirmen in kürzester Zeit eng in die Ablaufstrukturen der Gesamtgruppe einzubinden.
Zentral für die Regionen
Auslöser und Startpunkt dieser IT-Strategie war die vor rund zehn Jahren eingeleitete Modernisierung der Unternehmenssoftware. Die Einführung von SAP R/3 nutzte man zugleich zur Zentralisierung und Vereinheitlichung der Anwendungslandschaft in der Unternehmensgruppe.
Sowohl die bestehende SAP R/2-Implementierung in Ennepetal als auch die ERP-Pakete anderer Couleur (z.B. Steeb ERP in Frankreich) wurden peu à peu auf die seinerzeit hochmoderne Unternehmenssoftware überführt.
So werden heute Deutschland, Frankreich, die Niederlande und Österreich von Ennepetal aus über einen Server für Zentraleuropa bedient. Ebenso wurden für Asien, Osteuropa und Skandinavien eigene zentrale Maschinen aufgesetzt, mit denen das Stammhaus die Regionen mit Rechenleistung versorgt. Der Standard lautet dabei stets SAP. Auch ist bereits festgeschrieben, dass sämtliche Systeme mittelfristig auf die jüngste Version SAP ERP 6.0 vereinheitlicht werden.
Globales Roll-out
Zur fachlichen Vereinheitlichung im globalen Roll-out wurde vom Start weg ein so genanntes Template entworfen, um die Gesellschaften der DORMA Gruppe mit gleichartigen Prozessen auszustatten. Diese Musterschablone der Soll-Prozesse lässt sich allerdings nicht in jedem Fall 100%-ig einhalten, da sich die Geschäftsmodelle der einzelnen Firmen innerhalb der Gruppe zum Teil erheblich unterscheiden.
Während beispielsweise das Geschäft der Division Glasbeschlagtechnik eher dem Schnellläufer-Charakter eines Massenversenders entspricht, tritt die Division Automatic im Grunde als Einzelfertiger an.
Des Weiteren werden die nationalen Gesellschaften mit unterschiedlicher Schwerpunktsetzung geführt. Manche, wie etwa Singapur sind primär als Produktionsstätte aktiv, andere, wie Paris setzen auf den Vertrieb. Unabhängig von den individuellen Ausprägungen erweist sich das Template auch heute noch als hervorragendes Leittool, um den größten gemeinsamen Nenner in der Prozessgestaltung zu finden.
Shared Service Center IT
Die Koordination der Aktivitäten im Rahmen des Roll-outs erfolgt durch das Shared Service Center IT (SSC IT). Für jede der regionalen Töchter ist dort ein Key-Account-Manager als Ansprechpartner zuständig, um den Dienstleistungs-Charakter der internen IT zu unterstreichen. Man bemüht sich, die Projektteams für das Roll-out weitgehend mit internem Personal zu besetzen.
Ein solches Vorgehen lässt sich mit Blick auf den anfallenden Arbeitsaufwand und die geforderten Skills nicht immer konsequent durchhalten. Dies gilt insbesondere für die Aufgabenstellung in den einzelnen Ländern.
Fallbezogen bindet DORMA deshalb Experten externer Partner wie die Lynx Consulting Group in ihre Projektteams ein, um den Erfolg des Roll-outs zu sichern. Unter anderem sind Lynx-Mitarbeiter bei der Einführung von SAP ERP 6.0 in Russland von Minsk aus wie auch bei Projekten in Singapur involviert.
Standard Procedures
Das Roll-out in die einzelnen Länder folgte und folgt stets einem verbindlichen Prozedere, das im Wesentlichen aus den Schritten Ist-Aufnahme der vorhandenen Abläufe und Prozesse, Transformation in die Sollprozesse sowie Funktions- und Integrationstests besteht.
Nach durchschnittlich zwei bis drei Integrationstests folgt die "Going-live"-Phase. Anfallende Customizing-Arbeiten und Funktionstests werden dabei in der Regel in Deutschland durchgeführt. Die Integrationstests sowie die "Going-live"-Phase einschließlich Schulung und erste Anlaufunterstützung in der Betriebsphase erhalten im Anschluss Unterstützung vor Ort. Das Projektmanagement ist bei aller partnerschaftlichen und teamorientierten Ausrichtung in der Steuerung konsequent von den starken hierarchischen Strukturen geprägt.
Diese Vorgehensweise ist kein Selbstzweck, sondern mit Blick auf den Projektfortschritt simple Überlebensnotwendigkeit angesichts der vielfältigen kulturellen Unterschiede in den Ländergesellschaften.
Agieren und koordinieren
Diese Differenzen verschiedener Unternehmenskulturen oder Unternehmensführung werden häufig erst in den frühen Projektphasen in ihrer vollen Ausprägung transparent, sind der Verbreitung globaler Standards jedoch nicht immer förderlich.
Konsequente Rückendeckung des zentralen Vorstands und eine hierarchische Projektleitung verhindern indessen, dass ein Abstimmungsprozess zu einer langwierigen, fruchtlosen Diskussion des Fachpersonals mutiert, wie es in europäischen Ländern durchaus geschieht. Läuft die Kommunikation dagegen strikt über die Vorgesetzten, bereitet die anstehende Umsetzung keinerlei Probleme.
Entgegen landläufiger Vorstellung bereitet die Zeitverschiebung für die Projektorganisation und Projektdurchführung dagegen keinerlei ernsthafte Schwierigkeiten. Die einmal in der Woche angesetzten Videokonferenzen mit allen Projektbeteiligten aus Deutschland sowie den Mitarbeitern der jeweiligen Landesorganisationen haben sich als ein hervorragendes Mittel bewährt, den Reiseaufwand auf ein absolutes Minimum zu begrenzen.
Selbst nach der Produktivsetzung lassen sich hierüber auch Problemsituationen klären und beheben. Und für alles andere genügt das gewohnte Trouble-Ticket-System des Helpdesks der Ennepetaler Zentrale.
Die DORMA Gruppe
DORMA, als internationaler Systemanbieter in den Bereichen Türschließtechnik, mobile Raumtrennungssysteme und Glasbeschlagtechnik Weltmarktführer, ist auch bei automatischen Türsystemen Weltspitze. In der Sicherungstechnik bei Zeit- und Zutrittskontrolle ist DORMA Deutschlands Nr. 1 in der Flucht- und Rettungswegtechnik.
Die international operierende Gruppe mit Hauptsitz in Ennepetal und mit Produktionsstätten in Europa, Singapur, Malaysia, China sowie Nord- und Südamerika umfasst 69 Gesellschaften in 45 Ländern und beschäftigt weltweit rund 6.500 Mitarbeiter.
Als eines ihrer Servicezentren ist das SSC IT der interne IT-Dienstleister, der u.a. den weltweiten SAP-Betrieb der Gruppe verantwortet.