Frisch aus der Kasse ins SAP System

FrischeParadies führt in seinen Märkten eine neue Kassen-Lösung ein. Dabei vertraut Deutschlands größter Spezialmarkt und Lieferant für feinste Lebensmittel auf die Kompetenz von Lynx-Consulting, um die Kassen-Software und die zentrale SAP-Warenwirtschaft perfekt aufeinander abzustimmen.

"Manche Ware ist mitunter bereits verkauft, bevor sie vollständig eingebucht werden konnte". Mit dieser überspitzten Formulierung bringt Oliver Seifert, Leiter IT bei FrischeParadies, die Schnelllebigkeit im Lebensmittelhandel auf den Punkt. Für Deutschlands größten Spezialmarkt und Lieferanten hochwertiger Lebensmittel ist Geschwindigkeit in den Kassen- und Warenwirtschaftsprozessen ein absolutes Muss. Mit der Einführung einer neuen Kassensoftware, die nahtlos mit dem zentralen SAP-System zusammenarbeitet, blickt Oliver Seifert gelassen auf diese "Frische"-Herausforderung. „Die Performance der Kassen-Lösung von AWEK erleichtert unsere Arbeit nachhaltig. Bei Hochbetrieb sind wir nun in der Lage, Kunden in den Frischemärkten maximalen Service zu bieten. Gleichzeitig werden unsere zentralen Prozesse in Echtzeit mit frischen Informationen versorgt", erklärt der IT-Experte. 

Das war zuvor nicht immer der Fall. Denn der in die Jahre gekommenen bestehenden Infrastruktur mangelte es an Prozessdurchgängigkeit. Beispielsweise waren weder die Waagen noch die EC-Cash-Systeme direkt mit der Kasse verbunden. Die anfallenden Daten mussten folglich von den Mitarbeitern per Hand eingegeben werden. Insbesondere bei größerem Kundenandrang drohten daher Verzögerungen in der Bedienung. Die Eingabe der Kassendaten erfolgte außerdem über eine Terminalmaske als Kaufbeleg direkt in das SAP ERP. Dieser Aufbau hatte den Vorteil, dass die Informationen in der Warenwirtschaftssoftware grundsätzlich verfügbar waren. Jeder noch so kleine "Ruckler" in der Kommunikation oder im zentralen SAP-System barg jedoch die Gefahr eines zusätzlichen Engpasses.

"Wir wollten und mussten zum einen am Point of Sale schneller werden", so Oliver Seifert. Dass dies gleichzeitig eine Prozessdurchgängigkeit von der Kasse bis ins zentrale SAP ERP-System verlangte, stand für ihn unverrückbar fest. In Gesprächen mit Experten der Lynx-Consulting - namentlich Michael Lindner -  suchte der IT-Manager nach Wegen, die Unternehmensprozesse immer besser auf die Herausforderungen des Marktes auszurichten. Mit der Bielefelder IT-Beratung arbeitet FrischeParadies bereits seit geraumer Zeit gleichermaßen vertrauensvoll wie auch produktiv zusammen. "Die Lynx-Berater verfügen über alle Skills, die für uns wichtigen Facetten im IT-Betrieb vollständig abzudecken", so Oliver Seifert. Bereits bei der Migration von SAP R/3 4.6C auf SAP ERP ECC 6.0 bewiesen die Bielefelder überzeugend ihre Kompetenz in allen fachlichen und technischen Fragestellungen rund um SAP. Im Rahmen der Umstellung begann eine Harmonisierung von Stammdaten, Verkaufs- und Logistik-Prozessen, um ein tragfähiges Fundament für eine neue Kassensoftware zu legen.

Nach einer kurzen intensiven Sichtung des Marktangebots entschieden die Verantwortlichen bei FrischeParadies, die Kassenlösung von AWEK einzuführen. Den Ausschlag gab dabei unter anderem, dass der Hersteller kein Kassensystem "von der Stange" anbietet, sondern auf Basis standardisierter Hard- und Software-Komponenten eine perfekt auf die individuellen Anforderungen abgestimmte Systemlösung realisiert. Im Falle von FrischeParadies hieß das konkret: Ein- und Anbindung an die zentralen Warenwirtschaftsprozesse. 

Unter der Leitung von Oliver Seifert machte sich Mitte 2010 ein Projektteam aus Experten der Bielefelder IT-Beratung Lynx-Consulting und des Kassenspezialisten AWEK daran, die neue Point of Sales (POS)-Lösung einschließlich der Schnittstelle zum zentralen SAP ERP zu realisieren. Die größte fachliche Herausforderung leitet sich dabei aus dem einzigartigen Geschäftsmodell von FrischeParadies ab: Das Unternehmen bietet sein Vollsortiment aus mehr als 5.000 Lebensmitteln unterschiedlichen Kundengruppen an. Neben der täglichen Gastronomie-Belieferung und der Bereitstellung von Lebensmitteln für gewerbliche Kunden im Cash & Carry Prinzip bedient FrischeParadies in seinen Märkten gleichermaßen Endverbraucher. Während Geschäftskunden Abrechnungen mit Netto-Preisen und getrennter Mehrwertsteuerausweisung verlangen, erwarten Privatkunden in der Regel einen Bon mit Bruttobeträgen. Die Kassenlösung muss daher in der Lage sein, Großmarktfunktionalität (cash & carry) fehlerfrei abzubilden sowie Lieferscheine respektive Rechnungen direkt an der Kasse zu erstellen. Gleichzeitig wird aus inhaltlich-technischer Sicht eine transparente Kommunikation der Kassensoftware mit dem SAP-System erwartet. Da dies auf Grundlage des ERP-Kerns und nicht unter Einbezug der Retail-Branchen-Lösung zu erfolgen hat, müssen die einzelhandelsspezifischen Schnittstellen neu aufgesetzt werden. 

"Die Kassen-Software musste lernen, wie SAP tickt", bringt Michael Lindner die Anforderung kurz und knapp auf den Punkt. Der Lynx-Berater verantwortete mit seinen beiden Mitarbeitern die Aufbereitung der Daten und Anpassungsarbeiten auf Seiten der SAP-Software. Gleichzeitig unterstützten die SAP-Spezialisten von Lynx die Beraterkollegen von AWEK in der Spezifikation der Sollprozesse am POS einschließlich der Formatfestlegung zur Datenübernahme Richtung SAP. "Eine solch enge Anbindung unserer Hard- und Software an SAP war absolutes Neuland", unterstreicht Manfred Steinkühler, der die Projektleitung bei AWEK verantwortete, die Bedeutung von Lynx als zentrale Anlaufstelle für alle technischen und inhaltlichen Fragestellungen bezüglich der Kommunikation zwischen Kasse und SAP.

Für die Outbound-Kommunikation - von SAP in die Kassenmanagementsoftware - entwickelte das Team von Michael Lindner eine Schnittstelle, über die benötigte Datenobjekte im SAP-Format IDOC/XML bereitgestellt werden und mit Hilfe der Beschreibungsdateien (XSLT - Extensible Stylesheet Language Transformation) in das Datenformat der Kassensysteme konvertiert werden. Über diese Schnittstelle erfolgt die komplette Stammdatenversorgung der Kassen. Neben dem Artikelstamm einschließlich Informationen zu EAN (European Article Number), Gebinde und Warengruppen umfasst dies Kundenstamm inklusive Partnerrollen, Informationen zum Kreditmanagement sowie kundenindividuelle Preiskonditionen. AWEK schuf im Gegenzug die Voraussetzung für die Inbound-Kommunikation, um die an den Kassen anfallenden Bewegungsdaten weiterzuleiten und mit dem Kassenbon automatisiert einen Auftrag im SAP anzulegen. Aus technischer Sicht wird hierzu ein Web Service aufgerufen, der über das SAP-konforme BAPI (Business Application Programming Interface) auf den entsprechenden Prozess in der ERP-Software zugreift. 

Die von AWEK und Lynx in enger Abstimmung realisierten Schnittstellen zwischen der zentralen Kassenmanagementsoftware und dem ERP-System garantieren ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz in der Warenwirtschaft. Ganz gleich, ob Bon–Transaktionen, Leergutabwicklung, Retourenabwicklung, Gutschriftbearbeitung oder Kassenabschluss - über die Web Service-basierende Schnittstelle "kennt" das SAP-System quasi in Echtzeit jederzeit den aktuellen Status von Kasse und Warenbestand. Gleichzeitig lassen sich Daten zu den zentral gepflegten Artikeln und Kunden bis auf die Kassenebene transferieren, so dass die Mitarbeiter in den Frische-Märkten bei der Kunden- und Artikelsuche jederzeit mit korrekten Informationen versorgt werden. 

Nach erfolgreichem Abschluss der Programmierarbeiten einschließlich Integrationstest konnte das "Going Live" starten. Bereits zu Projektbeginn favorisierten die Verantwortlichen bei FrischeParadies eine so genannte Template-basierende Einführung anstelle eines "Big Bang" in allen Märkten. Diese Vorgabe bedingt zwar, dass die neue Lösung parallel zur bestehenden Prozesslandschaft im SAP betrieben werden muss", erläutert Oliver Seifert. "Andererseits erlaubt der Pilotbetrieb mit überschaubarem Risiko erste Erfahrungen zu sammeln und die Key-User langsam nach dem Prinzip „Training on the job“ an die neuen Prozesse heranzuführen". Unter Anleitung von Lynx-Consulting lernten die Key-User im Rahmen der Pilotierung die neue Lösung zu beherrschen, um die anstehenden weiteren Rollouts weithin in Eigenregie durchzuführen. Die konkrete Installation der Kassen-Hard- und Software vor Ort verantwortet AWEK als Generalunternehmer. Nachdem die erste Installation der Kassensysteme im Januar 2011 bei Frischeparadies in Hamburg erfolgreich durchgeführt war, wurden im Laufe des Jahres die Kassen in weiteren sechs Filialen installiert. Anfang kommenden Jahres soll die neue Lösung dann in allen acht Filialen in Betrieb sein. Für IT-Manager Seifert ist die neue Kassenlösung aber bereits heute ein Erfolg. "Die Erwartungen, die wir zu Beginn der Entwicklung formulierten, wurden zu 100 Prozent erfüllt. Wir sparen zum einen viel Zeit, da der Prozess an den Kassen deutlich schneller funktioniert. Zum anderen ist der Betrieb weitaus weniger störanfällig, da die Kassen auch ohne Verbindung zur Zentrale betriebsfähig sind". 

Die Aufgabe von Lynx-Consulting

Allgemein formuliert war Lynx-Consulting im Zuge der geplanten Einführung der Kassensoftware von AWEK bei FrischeParadies mit allen SAP-bezogenen Fragestellungen befasst. Dies beinhaltete die Erstellung eines Lastenheftes zur Konzeption und Realisierung der neuen Prozesse aus Sicht von SAP. Konkret programmierten die Berater von Lynx-Consulting eine Schnittstelle, über die Stammdaten aus dem SAP-System der Kassenlösung bereitgestellt werden. Zusätzlich wurden die ERP-Prozesse an die neuen Anforderungen angepasst, die sich aus relevanten Abläufen und Ereignissen an den POS-Systemen ableiten. Dazu zählt sowohl die korrekte Verarbeitung von Bon–Transaktionen als auch die Verrechnung von Leergut, Retourenmanagement, Gutschrift- und Gutscheinabwicklung. Nach erfolgreichem Abschluss der Programmierarbeiten übernahm Lynx Coaching-Aufgaben zur Anlaufunterstützung bei der ersten Inbetriebnahme der Lösung in einem Frische-Markt.

Projektschritte:

2010
- vorbereitender Workshop 
- Workshop „Prozessdefinition POS und SAP“ inklusive Kick-off
- Programmierung einschließlich Abstimmung
- Prozessanpassung SAP
- Integrationstests
2011
- Aufbau Pilotinstallation Hamburg
- Integrationstests
- Schulung/Coaching Key User
- Going live Pilot
- Rollout in weiteren Filialen

Kassenlösung konkret

In den Märkten von FrischeParadies kommen heute smartPOS-Systeme von AWEK zum Einsatz. Neben dem eigentlichen Kassen-Rechner besteht die Hardware aus Touchmonitor, Scanner, Drucker, Kartenterminals und Wiegeeinheit. Gesteuert werden die einzelnen Kassensysteme von der Software euroCASH, deren JAVA-basierende Touch-Oberfläche eine flexible Anpassung an die spezifischen Gestaltungswünsche von FrischeParadies erlaubt. Über Direktleitungen sind alle Kassen an das webbasierte euroCONTROL-Programm in der Zentrale angeschlossen, das sie mit Stammdaten und Informationen zum aktuellen Artikel-Tableau (eine in das Kassensystem integrierte PLU-Funktion) versorgt. Im Gegenzug erhält das Steuerungs- und Auswertungssystem in Echtzeit Verkaufsinformationen von den Kassen, die sich auf unterschiedliche Weise auswerten lassen. Falls die Kasse einmal die Verbindung zum euroCONTROL verliert, ist euroCASH in der Lage, offline weiter zu arbeiten. Wenn die Verbindung dann wieder hergestellt ist, werden die Daten automatisch mit der Backend-Anwendung in der Zentrale synchronisiert. Im Falle der FrischeParadies-Implementierung übernimmt euroCONTROL zusätzlich die Rolle einer Kommunikationsdrehscheibe und dient zum Informationsaustausch mit SAP ECC. Einmal pro Tag - bei Bedarf auch mehrmals - erhält euroCONTROL aktuelle Stammdaten zu Artikeln, Kunden, Konditionen etc. aus dem SAP und verteilt die relevanten Teilausschnitte an die Kassen der einzelnen Filialen. Die Informationen der Bon-Transaktionen, die euroCONTROL von den Kassen erhält, werden direkt zur Weiterverarbeitung über den im Artikel beschriebenen Web Service an SAP transportiert. Parallel dazu werden die Daten einzelner Bon-Transaktionen in einer Datei zusammengetragen, um am Ende des Tages einen Prüflauf starten zu können, ob SAP und die AWEK-Software einen identischen Kassenbestand aufweisen. Für das Hosting beider Server-Anwendungen und die Bereitstellung der Datenkommunikation greift FrischeParadies auf die Serviceangebote der Konzernschwester Oetker Daten- und Informationsverarbeitung (OEDIV) zurück. Im Falle von AWEK ist es im Übrigen das erste Einsatzszenario, bei dem ein Anwender das euroCONTROL-Programm als Outsourcing-Service bezieht.