B|BRAUN Melsungen AG
Projekte im Blick behalten
B|Braun baut ein Projekt- und Portfoliomanagement auf, um die Wirksamkeit von IT-Investitionen zu steigern. Die Composite Application SAP xRPM einschießlich des Werkzeugs cProjects soll dabei helfen.
Mit Produktions- und Vertriebsorganisationen in über 50 Ländern strebt B|Braun ein Gleichgewicht von Zentralismus und dezentraler Autonomie an. Alle nationalen Subsysteme mit über 11.000 Anwendern eines klassischen R/3-Systems - mit einigen individuellen Ausprägungen - hängen am zentralen SAP-System in Melsungen.
Die Gestaltung orientiert sich weitestgehend an den Wegen, mit denen die Stammdaten des Unternehmens zentral aufeinander abgestimmt werden. Das Central Masterdata System hält Anwendungs-Kernfunktionen wie Materialstamm, Produkte, Produkteigenschaften und zugehörige Dokumente zentral, aber selektiv für die weltweit installierten Systeme bereit. Es arbeitet auf der Grundlage der SAP-Software DVS, dem Dokumentenverwaltungssystem, welches u.a. eine dokumentbasierte Workflow-Unterstützung gewährleistet. Weil auch die Abfrage der Fachseite nach ihren Anforderungen an die IT auf DVS-Grundlage erfolgt, schöpft B|Braun vieles an internen Synergien aus. Die Management-Tools sind nicht nur untereinander gut verträglich, auch die Schnittstellen nach "draußen" verursachen wenig Aufwand.
IT-Competence-Center
Die Steuerung seiner großen Systemumgebung und der konzernweite SAP-Betrieb rund um die Uhr stützt sich bei B|Braun auf je ein IT-Basis-Team mit einem CIO in den drei großen Weltregionen Asien/Pazifik, EMEA und Amerika sowie auf IT-Competence-Center mit verschiedenen Spezialaufgaben, gegliedert nach den Bereichen "Technology", "Logistics" und "Solutions" mit jeweiligen SAP- und Non-SAP-Sektoren.
Zunächst bewertet die IT-Abteilung die aus den Fachbereichen kommenden IT-Requests innerhalb von maximal zwei Wochen. Wird ein Projekt angestoßen, muss der zuständige Manager, der das Projekt von der Organisation und den Tools her klassisch steuert und dabei von einem Steering-Committee unterstützt wird, für die erforderlichen - vor allem personellen - Ressourcen sorgen. Bei der Ermittlung der in den Competence-Centern verfügbaren Spezialisten wird der Projektmanager von den jeweiligen Competence-Center-Leitern unterstützt, die einen Überblick über vorhandene Ressourcen und Know-how haben. Gerade in diesem Zusammenhang wird in Zukunft eine höhere Effektivität durch den Einsatz von SAP xRPM und cProjects möglich sein, weil dadurch eine höhere Transparenz hinsichtlich der aktuellen Ressourcen-Situation gegeben sein wird.
Einigt sich ein Competence-Center mit dem Projektmanager auf das Fachpersonal, so meldet es zugleich im Portfoliomanagement das entsprechende Projekt an, bis dieses zurückgezogen oder beendet wird. Das Requestverfahren ist bei IT-internen Projekten gleich angelegt, vor allem ist es insgesamt transparent: Jede Fachabteilung kann die Requests anderer Fachabteilungen verfolgen, was dem Unternehmensprinzip der "sharing expertise" entspricht. Manches Mal wird so die eigene Anforderung nochmals überdacht.
Wechsel ohne Umweg
Als Chef des bei B|Braun vor drei Jahren eingerichteten Project Management Office (PMO) weiß Martin Runkel von so gut wie allen IT-orientierten Wünschen und Nöten im Hause B|Braun. Seine Stabsstelle kümmert sich im Vorfeld bzw. zur Förderung von Projekten sowohl um Mitarbeiter als auch um Prozesse. Sie formuliert so genannte "Quality Gates" und hilft, sie zu erreichen. Zwecks konzernweiter Kooperation, Servicequalität und Kostensenkung setzt das PMO auf standardisierte Prozesse, erhöhte Transparenz und den effizienten Einsatz von Ressourcen.
Früher genügten angesichts der eher einfachen und lokalen Benutzeranforderungen für das Request-Management noch standardisierte Papierformulare. 2006 jedoch wurde zu einem SAP-gestützten Anforderungs- und Angebotsmanagement-Prozess gewechselt. Auch zur operativen Projektunterstützung kommen fest definierte Prozesse und ein klares Phasenmodell zum Einsatz. Das soll auch so bleiben, wenn B|Braun das SAP-Tool cProjects implementieren sollte. Martin Runkel möchte hier aber zunächst, wie er sagt, mehr Benutzerfreundlichkeit sehen und wartet daher mit Interesse auf das nächste Release.
Von cProjects erwartet B|Braun, dass es für die IT-Ressourcen ein Plus an Transparenz und Koordinierbarkeit mitbringt und dass es Projekt-Eckdaten - etwa über Milestones - liefert, die dann im Portfolio Management unter SAP xRPM weiter verdichtet werden. Was die Detaildaten der Projekte betrifft, so wird es bei den von den Mitarbeitern bisher genutzten Tools - von MS-Project über Excel und Powerpoint bis hin zu Flipchart und Bierdeckel - bleiben dürfen. cProjects soll via Ressourcenplanung und -einsatz die IT-Projekte operativ unterstützen.
Den Workflow im Blick
B|Braun hat sich gegen eine Projekt- und Portfolio Management-Spezial-Software entschieden, die umfassend angelegt ist. "Uns ging es um einen elektronischen Workflow für das Anforderungsmanagement, um eine Sicht auf einzelne Projekte wie auch auf das gesamte Portfolio einschließlich der operativen Unterstützung", erläutert IT-Manager Löw. Man nutzte dafür das Kooperations- und Integrationspotenzial der bereits im Unternehmen vorhandenen Anwendungen. Bedienungsprobleme unterblieben so von Anfang an. Obendrein wurde einiges an Kosten gespart.
Im Endausbau soll SAP xRPM einen Überblick zu Aktivitäten, Ressourcen und Budgets in allen IT-Projekten liefern und die Verwaltung des Portfolios im Lebenszyklus der Projekte unterstützen. Ausgehend von einer Testinstallation in 2006 musste xRPM in puncto Request-Eingabe für die B|Braun Ansprüche optimiert werden. Zusammen mit Lynx wurden entsprechende funktionale Spezifikationen erarbeitet. Nun steht der produktive Roll-Out an. Der eigentliche IT-Request ist bereits produktiv und könnte bei B|Braun sogar schon bald auf Nicht-IT-Anfrageszenarien übertragen werden.
Konzernweite Datenkonsistenz
Ihr DVS-basiertes Anforderungsmanagement schlossen die Melsunger im Frühsommer 2007 erfolgreich ab. Lynx-Experte Volker Rath, der B|Braun seit Jahren unterstützt, betont, dass es an die Anforderungen der Melsunger in keiner Weise angepasst werden musste - lediglich ein Customizing war notwendig. Neben dokumentenbasierter Workflow-Unterstützung gewährleistet diese Software eine revisionssichere Dokumentation jeder Anforderung und stellt Indikatoren für das spätere Monitoring bereit.
DVS ist ansonsten seit Jahren produktiv im CMS und weltweit verfügbar, so dass neue Anforderungen wie Workflow-Integration, E-Mail-Anbindung, Attachment-Anlage, Archivierung und die Integration von externen Dokumenten in Zukunft leicht umzusetzen sein werden. Die Melsunger Datenkonsistenz ist schon heute ein konzernweites Alleinstellungsmerkmal.
B|Braun Melsungen AG
B|Braun gehört zu den weltweit führenden Gesundheitsversorgern. Vier Sparten haben ihre Produkte und Dienstleistungen auf unterschiedliche medizinische Felder ausgerichtet: die Klinik, die Chirurgie, den niedergelassenen Bereich der Pflege und Arztpraxen sowie das Segment der extrakorporalen Blutbehandlung. B|Braun agiert weltweit, vernetzt das Wissen dieser Sparten und entwickelt daraus ganzheitliche Lösungen für das Gesundheitssystem.
Die Sparte Hospital Care versorgt Krankenhäuser mit Infusions- und Injektionslösungen sowie allen Produkten der medizinischen Einmalversorgung. Im Fokus der Sparte Aesculap sind Produkte und Dienstleistungen für alle chirurgischen Kernprozesse.
Out Patient Market OPM ist Versorger für medizinischen Sachbedarf außerhalb des Krankenhauses und für chronisch Kranke bzw. Langzeitpatienten, während in der Sparte B|Braun Avitum Produktlieferung und medizinische Dienstleistung zur extrakorporalen Blutbehandlung zusammengefasst sind.