Deutsche Messe AG führt gemeinsamen Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0 und SAP CRM 7.0 durch (153 KB)

Zwei auf einen Streich

Die Unternehmensanwendungen müssen up-to-date sein - gerade im hoch dynamischen Messegeschäft. Statt peu á peu die ERP- und CRM-Anwendung von SAP umzustellen, entschloss sich die Deutsche Messe AG zum Release-Wechsel in einem Rutsch.

Die beiden größten Herausforderungen im Projekt:

• Die Ablösung von individuellen Erweiterungen und Modifikationen durch neue Standard-Funktionen im SAP CRM 7.0.
• Das neue WEB-UI als Benutzeroberfläche für alle Mitarbeiter im Vertrieb und im Kundenstammdatenmanagement.

"Es war eine Punktlandung", freut sich Oliver Werner von der Deutschen Messe AG. Das hektische Messegeschäft erlaubt nur ein enges Zeitfenster zur Produktivsetzung neuer Anwendungen. Deshalb bestimmten die Verantwortlichen bereits im Januar dieses Jahres, dass die Inbetriebnahme der neuen SAP Lösungen am 23. August zu erfolgen habe. "Am Montag, dem 23. August, waren die neuen Releases live!", so der Leiter Systementwicklung. Mit tatkräftiger Hilfe von SAP-Spezialisten der Lynx-Consulting GmbH stemmte die Deutsche Messe den Wechsel auf die aktuellen Versionen von SAP ERP und SAP CRM "in time" und "in budget". Rund 500 Mitarbeiter arbeiten seitdem mit den Anwendungen.
"Der gleichzeitige Releasewechsel von ERP und CRM ist weitaus weniger aufregend als es klingt. Sie müssen nur wissen, was sie tun", ist Herr Werner überzeugt. Michael Frankrone, Leitung Consulting CRM bei Lynx, ergänzt: "Bei der Nutzung von ERP und CRM haben Sie anwendungsübergreifende Prozesse. Jeder einzelne Releasewechsel würde zwangsläufig auf beiden Seiten Testanforderungen nach sich ziehen. Da spart ein kombiniertes Vorgehen einfach Aufwand und Kosten, wenn man die Komplexität im Griff hat."
Nachdem die Deutsche Messe bereits vor vier Jahren gemeinsam mit Lynx ein vergleichbares Upgrade-Projekt erfolgreich durchgeführt hatte, lag dieser Lösungsansatz auf der Hand. Die Erfolgsfaktoren für den Releasewechsel in einem Rutsch sind den SAP-Spezialisten deshalb wohl bekannt. "Voraussetzung sind eine gründliche Vorbereitung und präzise Planung, die umfassende Expertise in technischer und fachlicher Hinsicht sowie anstelle hochtheoretischer Entwürfe eine pragmatische Herangehensweise, die den Anwender frühzeitig einbindet", erklärt der Leiter Systementwicklung.

Die Ausgangslage

Wie viele andere Unternehmen weltweit verlässt sich die Deutsche Messe AG in ihren Kernprozessen auf SAP. "Wir haben den vollständigen Durchführungsprozess einer Messe in SAP ERP und SAP CRM abgebildet - von der Kundenakquise über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungstellung", betont Werner die essentielle Bedeutung. Regelmäßig modernisiert die Deutsche Messe AG diese Anwendungslandschaft. Die Beweggründe hierzu sind schnell genannt: Einerseits soll der Funktionsumfang up-to-date sein. Andererseits sind Wartungszuschläge für betagte Versionen zu vermeiden. Darüber hinaus ist zu evaluieren, ob zuvor benötigte individuelle Modifikationen durch neue Standardfunktionalität ersetzt werden kann.

Der letztgenannte Punkt war im aktuellen Projekt ein wichtiger Aspekt. Denn der Leistungsumfang des SAP CRM 7.0 unterscheidet sich fundamental vom Release 5.0. Der neue Web Client verspricht eine deutlich einfachere Bedienung und intuitivere Benutzerführung. Die Workflow-Optionen und Datenstruktur erlaubt die vollständige Abbildung aller kundenbezogenen Prozesse. Die Integration mit der ERP-Software ist umfassend. Die Einbindung anderer Applikationen, beispielsweise die Groupwareintegration zum Outlook, ist deutlich vereinfacht. Die Neuerungen in der ERP-Anwendung liegen aus Messe-Sicht dagegen primär auf der technischen Seite.
Zur gründlichen Vorbereitung zählte bei der Deutschen Messe eine umfassende Voruntersuchung im Jahr 2009. Auf einem Sandbox-Systems - einer abgeschirmten Laufzeitumgebung der Anwendungen - ermittelt das Unternehmen gerne ein Gespür für Art und Größe der anstehenden Aufgaben. "Am realen System und nicht in der Theorie!", unterstreicht Werner. Unter anderem führte Lynx-Consulting im Auftrag der Messe einen prototypischen Releasewechsel auf SAP CRM 7.0 durch, um aufzuzeigen, wie dieser in der produktiven Umgebung der Deutsche Messe AG vorgenommen werden kann. Dabei wurde den Beteiligten schnell transparent, dass sich die damalige CRM-Implementierung nur mit großem Aufwand überführen lässt. Die Berater von Lynx konnten jedoch überzeugend darlegen, wie sich die modifizierten Teilprozesse der Messe im Standard des neuen Releases abbilden lassen. Die Rückführung auf den SAP Standard garantiert zugleich die problemlose Upgrade-Fähigkeit bei kommenden Releases.

Intensive Vorbereitung und Konzeption

"Der Release-Wechsel im CRM betraf im Grunde Herz und Seele unserer Lösung", bringt Werner die Herausforderung auf den Punkt. Viele Mitarbeiter im Vertrieb hatten sich in der Vergangenheit häufig über die schwierige Bedienung beklagt. Die browserbasierte Oberfläche und Bedienmöglichkeiten eröffnen in dieser Hinsicht enorme Freiheitsgrade. Diese wollen aber auch mit Bedacht eingerichtet werden. Der zweite wichtige Aspekt im Zusammenhang mit der SAP CRM 7.0-Einführung betraf das Management der Ansprechpartner auf Kundenseite. Mit den bisherigen Versionen war es nicht möglich, die komplexen Anforderungen vollständig abzudecken. Aus diesem Grund hatte die Deutsche Messe zuvor eine Eigenentwicklung im Einsatz, die jedoch zum Teil zu redundanter Pflege von Kundendaten im System führte. Das CRM 7.0 eröffnete der Messe die Chance auf eine standardkonforme Abbildung der Ansprechpartnerstammdaten.
Angesichts dieser gravierenden Änderungen waren die Nutzer der CRM-Lösung von Beginn in das Projekt eingebunden. Sie arbeiteten insbesondere in der Konzeptionsphase im Frühjahr 2010 intensiv an der Gestaltung der Oberfläche und Prozessabläufe mit. Auch hier behielt die Deutsche Messe ihren pragmatischen Weg bei. Statt umfangreiche Papiere zu erarbeiten, implementierte das Projektteam jeden Teilschritt sofort im Sandbox-System und präsentierte den Fachanwendern umgehend das Ergebnis. "Dieser Workshop-Charakter hat sich enorm bewährt. Die Fachanwender lernten frühzeitig die Anwendung kennen und beeinflussten mit ihrem Feedback die Gestaltung", freut sich Werner.
Im Anschluss an die umfassende Konzeptionsphase führte Lynx den technischen Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0 und SAP CRM 7.0 auf der existierenden 3-System-Landschaft (Testsystem, Entwicklungssystem, Produktivsystem) durch. Für die Mitarbeiter der Bielefelder IT Beratungsgesellschaft ist eine solche Umstellung gewohntes Terrain. "Wir können das", verweist Michael Frankrone auf die kürzlich durch SAP bestätigte Special Expertise Partnerschaft SAP Upgrade. Oliver Werner lobt das exzellente Projektmanagement des Dienstleisters. Die breite Expertise in technischer und fachlicher Hinsicht nennt er als weitere Stärke der Lynx-Berater, die insbesondere bei der Gestaltung des neuen CRM-Systems ein Erfolgsgarant war.

Fazit

Die ersten Erfahrungen mit der modernisierten Anwendungslandschaft sind durchaus positiv.
Insbesondere die Gelegenheitsnutzer des CRM loben die einfache Bedienung des neuen Systems. Unterm Strich hat sich nach Einschätzung von Oliver Werner die Umstellung einschließlich der Rückführung auf den Standard für die Deutsche Messe gelohnt: „Auch wenn es viel Arbeit war und die Transformation der 400000 Ansprechpartner in die neue Struktur unsere Kapazitäten aufs Äußerste belasteten."
Eine lange Ruhepause nach Live-Schaltung war dem Projektteam ohnehin nicht vergönnt. Denn nach dem Projekt ist bekanntlich vor dem Projekt. Mit bewährter Unterstützung von Lynx realisiert die Deutsche Messe AG aktuell unter dem Namen CRM2Go eine mobile Ergänzung des SAP CRMSystems auf Basis von SAP Interactive Forms by Adobe. Künftig soll es Vertriebsmitarbeitern damit möglich werden, bei ihren Besuchen auf alle erforderlichen Informationen aus dem CRM als PDF offline auf ihrem Laptop zuzugreifen. Die Ergebnisse der Besuche kann der Mitarbeiter aus seinem Outlook heraus als PDF-Dokument an das System in der Zentrale transferieren, wo die Informationen automatisiert den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden.

Projektsteckbrief

Anlass: Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0 und SAP CRM 7.0
Projektverlauf: Vorphase: Q/4 2009
Projektstart: Januar 2010
Konzeptionsphase: Januar bis April 2010
Technische Umstellung: April bis August 2010
Aktivierung neuer CRM-Funktionen: Juni bis August 2010
Live-Schaltung: 23. August
Nacharbeit Datenmigration: September 2010
Zusatzprojekt: CRM2Go: Prototyp, Juni bis Oktober 2010
Projektumfang (extern): 150 MT
Projektteam: IT-Abteilung Messe: 4, Berater Lynx: 2, Fachbereich Messe: bis zu 7

Deutsche Messe

Mit einem Umsatz von 222 Mio. Euro im Jahr 2009, weltweit mehr als 850 Beschäftigten, Mitarbeitern in mehr als 100 Nationen, einem Messegelände mit rund 1 Million Quadratmetern Fläche und einer hervorragenden Infrastruktur nimmt die Deutsche Messe Hannover eine Spitzenstellung unter den weltweit führenden Messegesellschaften ein. Die Deutsche Messe entwickelt, plant und führt Messen und Ausstellungen im In- und Ausland durch. Sie verfügt über ein umfangreiches Know-how und Erfahrungspotenzial in der Planung und Abwicklung von jährlich rund 100 Messen und Ausstellungen im In- und Ausland mit mehr als 23.000 Ausstellern, mehr als zwei Millionen Besuchern und 15.000 Journalisten aus mehr als 100 Ländern. Schwerpunkt der Tätigkeit bilden die Investitionsgüter-Messen mit internationaler Spitzenstellung, die die Deutsche Messe in Hannover veranstaltet. Die bekanntesten Vertreter sind das weltweit wichtigste Technologieereignis HANNOVER MESSE und die weltweit führende Fachmesse für Lösungen, Produkte und Services aus allen Bereichen der Informations- und Kommunikationstechnik.