Miele & Cie. KG
Reduziertes Risiko, beschleunigte Verwaltung mit SAP Records Management
SAP Records Management schafft die Voraussetzung für ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement im Einkauf bei Miele. "Transparenz war bei der Vielfalt der Verträge und Vertragswerke einfach nicht gegeben", bringt Maja Lepel, Rechtsanwältin in der zentralen Einkaufskoordination bei Miele, die Ausgangslage kurz und knapp auf den Punkt.
Die schiere Vielfalt - bei Firmen wie Miele ist eine Größenordnung von 30.000 und mehr keine Seltenheit - stand einer effizienten Verwaltung der Lieferantenverträge entgegen.
Auch konnten die unstrukturierten Papierverträge einerseits und Belege aus den SAP-Anwendungen andererseits nicht zentral, mit einem IT-gestützten Zugriff, zusammengeführt werden.
So schlug ein hoher Aufwand in der Vertragsverwaltung zu Buche. Die anfallenden Recherche- und Analyseaufgaben verlangten ein großes Quantum manueller Tätigkeiten.
Aktenverwaltung
Seit Oktober 2006 beschreitet Miele deshalb neue Wege im Vertragsmanagement. Seinerzeit ging in Gütersloh die in Zusammenarbeit mit Lynx realisierte elektronische Vertragsverwaltung auf Basis des SAP Records Management live. Im Mittelpunkt der Lösung steht ein Aktenmodell zur Verwaltung der Lieferantenverträge. Automatisch werden von der Software Aktenbezeichnungen und -beschreibungen vorgeschlagen. Auch ein Schlagwortkatalog steht zur Verfügung. Die Schlagworte dienen als Attribute der Akten und Dokumente. Mit Hilfe dieser Attribute lassen sich diese klassifizieren und kategorisieren.
Records Management
Das elektronische Vertragsmanagement führt sowohl unstrukturierte als auch strukturierte, transaktionsbezogene Informationen zusammen und bindet so bspw. auch Transaktionsaufrufe zur Bestellabwicklung und Lieferplanung ein. Um die hierzu notwendigen Zugriffsmöglichkeiten aus dem SAP Records Management (RM) auf die betroffenen Informationen aus den von Miele genutzten SAP-Anwendungen heraus zu unterstützen, wurde der Business Object Provider des SAP RM eingerichtet.
Genutzt wird des Weiteren ein von Lynx realisierter Zugriff auf das Miele-eigene Stammdatensystem aus dem ERP-System heraus, auf dem auch das Records Management eingerichtet ist.
Die Lösung erschließt dem Einkauf bei Miele die Vorteile eines digitalen Akten- und Vertragsmanagements. Sämtliche digitalisierten und zentral bevorrateten Vertragsdaten sind von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus analysierbar und recherchierbar. Die gesteigerte Transparenz führt zu einer gezielten Überwachung und Kontrolle von Vertragsinformationen.
Überflüssige Verträge lassen sich ebenso schnell ermitteln wie potenzielle Vertragsbündelungsmöglichkeiten. Abhängigkeiten zusammengehöriger Verträge werden aufgedeckt. Das Vertragsrisiko wird im Vergleich zur bisherigen Situation deutlich begrenzt, da jederzeit die Kündigungsfristen und -möglichkeiten transparent sind und einer rechtzeitigen, vorausschauenden Reaktion der Weg geebnet wird.
Echte Integration
Die Hauptvorteile des SAP RM für die Implementierung eines elektronischen Vertragsmanagements sind schnell genannt: Zum einen erlaubt die SAP-Software eine genaue Anpassung an die jeweilige Unternehmenssituation bzw. -vorgabe. Zum anderen folgt sie konsequent der Philosophie einer echten Integration durch den direkten Zugriff auf alle Dokumente und Informationsobjekte zu einem Geschäftsprozess. Redundante Datenhaltung wird damit von vornherein unterbunden.
Beide Aspekte gaben schlussendlich bei Miele den Ausschlag für die Wahl von SAP RM als Basis des elektronischen Vertragsmanagements für den Einkauf. Nach einer adäquaten Lösung hatte man sich bereits seit 2001 umgeschaut. "Anfangs war das Angebot zu grün. Später überfrachteten die Hersteller ihre Produkte mit Functions & Features", erläutert Maja Lepel, warum es trotz des bestehenden Bedarfs nie zum Zuschlag kam.
"Das Einpflegen der Verträge wäre mit diesen Lösungen einfach zu zeitaufwändig gewesen, was den Einkäufern weder zugemutet werden konnte noch sollte. Unter dem Strich hätten wir hiermit kaum an Effizienz gewonnen", lautet das wenig schmeichelhafte Urteil der Rechtsanwältin zum damaligen Zeitpunkt.
Da man von den grundsätzlichen Vorteilen des elektronischen Vertragsmanagements überzeugt war, wurde der Markt gleichwohl im Auge behalten. Berater von Lynx - mit dem Bielefelder IT-Dienstleister pflegt Miele eine langjährige, erfolgreiche Partnerschaft - machten 2005 auf das Konzept von SAP für die digitale Aktenverarbeitung aufmerksam.
Ein zehnköpfiges Team, das sich aus Miele- und Lynx-Mitarbeitern zusammensetzte, erstellte Anfang 2006 einen Prototypen. Das Projektergebnis überzeugte die Verantwortlichen. So erfolgte kurze Zeit später der Startschuss zur endgültigen Realisierung, die von Zeit und Aufwand her punktgenau durchgeführt wurde.
Mit der Einführung des elektronischen Vertragsmanagements geht seit Oktober 2006 eine Veränderung im bisherigen Ablauf einher. Wurden die Akten zuvor dezentral von dem jeweiligen Einkäufer verwaltet, werden sie nun an zentraler Stelle eingescannt und stehen im Anschluss digitalisiert als PDF-Dokument für den Zugriff über das Netz zur Verfügung.
Effizienzgewinn
„Die neu gewonnene Transparenz in der Vertragswelt und die digitale Verwaltung der Akten erlauben uns eine optimale Prozessgestaltung mit deutlichem Effizienzgewinn und umfassender Risikobegrenzung“, fasst Maja Lepel den Nutzen der neuen Lösung zusammen. Aus diesem Grund überlegt man bei Miele auch, welche Aufgaben im Unternehmen von einem elektronischen Vertragsmanagement ebenfalls profitieren können.
Kandidaten sind hier u.a. die gleichartige Bearbeitung und Steuerung von Ausschreibungen, das Management von Geräteakten oder die Abbildung von Werkzeugordnern innerhalb der Lieferantenakte.
Der Nutzen des Vertragsmanagements auf einen Blick
Optimierung durch
- mehr Transparenz in den Verträgen
- eine schnelle Auffindbarkeit wichtiger Daten
- eine gezielte Überwachung und Kontrolle von Daten und Verträgen
Risikobegrenzung durch
- Transparenz bzgl. Fristen und Terminen (z.B. Laufzeit oder Kündigungsfrist)
- eine Überwachung von Abhängigkeiten einzelner Verträge untereinander
- Vermeidung redundanter Dateieingabe und -haltung
Spareffekte durch
- eine gezielte Unterstützung bei der Vertragsabwicklung
- Analysemöglichkeiten zur Vertragsbündelung
- ein schnelles Auffinden von Verträgen und zugehörigen Informationen
Katalogisierung der Verträge
- per einheitlicher Vertragsablagestruktur
- durch zentrale Ablage
Die technische Umgebung bei Miele setzt sich zusammen aus
- SAP R/3 4.6c
- SAP Records Management 2.0
- SAP Web AS 6.20
- KPRO (Knowledge Provider)
- TREX (Suchmaschine)
- SAP Content Server
Miele & Cie. KG
Miele ist die einzige weltweit verbreitete Premium-Marke für Hausgeräte, die auf allen fünf Kontinenten erhältlich ist. Das Familienunternehmen mit Stammsitz im westfälischen Gütersloh steigerte im Geschäftsjahr 2005/ 2006 (30. Juni) den Umsatz um gut 12 Prozent auf 2.54 Mrd. Euro (Vorjahr: 2.26 Mrd. Euro). Seit Gründung im Jahr 1899 ist Miele & Cie. ein Unternehmen der beiden Familien Miele und Zinkann. In der heutigen fünfköpfigen Geschäftsleitung sind neben den Urenkeln der Gründer drei familienfremde Geschäftsführer tätig.