COMPO GmbH & Co. KG
Workflow zum optimalen Stammdatenmanagement - COMPO setzt auf SAP Business
Seit Mitte 2005 setzt die COMPO GmbH & Co. KG, Münster, zur Steuerung der Stammdatenanlage auf den SAP Business Workflow. Die Bearbeitungszeit hat sich so um über 50 Prozent reduziert.
Viele Wege führen nach Rom - Zielsetzung ist es, den kürzesten zu finden!
Bis 2003 mussten alle neuen Stammdaten (Material-, Debitor- und Kreditorstamm) bei COMPO komplett vom zentralen Bereich Master Data angelegt werden.
Die Mitarbeiter sandten die Basisinformationen meist per E-Mail in Excel- oder Word-Dokumenten, übermittelten sie aber auch per Fax oder telefonisch. Mit diesen Informationen wurden dann im SAP-System die Stammdaten angelegt.
Oftmals kamen die Daten leider nicht komplett an. Die Master-Data-Mitarbeiter benötigten Detailinformationen, um die Stammdaten zu ergänzen. Die Daten wurden deshalb mehrfach in verschiedenen Medien erfasst und abgerufen, bevor sie endgültig im SAP-System angelegt werden konnten.
Insbesondere neue Materialstämme sind komplex, so dass fünf bis zehn Mitarbeiter bei COMPO weitere Schritte durchführen mussten, wie zum Beispiel Stücklisten anlegen oder Kalkulationen erstellen. Bis zu zehn Tage dauerte das Prozedere, bis alle notwendigen Daten im Zusammenhang mit einem neuen Material eingefangen wurden.
"Durch teilweise unzureichende und unvollständige Informationen war die Stammdaten-Anlage häufig durch Arbeitsunterbrechungen und Unsicherheiten geprägt. Unter oft kurzfristigen Zielvorgaben war eine termingerechte Bereitstellung der benötigten Stammdaten nur mit hohem organisatorischen Aufwand erreichbar", sagt Thomas Arndt, IT-Koordinator der COMPO.
SAP Business Workflow optimiert Prozesse
Um die Ausgangsprozesse zu optimieren, entschied sich COMPO vor mehr als einem Jahr, ihr Stammdatenmanagement mit SAP Business Workflow zu steuern. Dazu erstellte COMPO die Fachkonzepte für die Prozessabläufe. Die technische Umsetzung wurde von der Lynx-Consulting GmbH realisiert.
Was hat sich seitdem geändert? Bei den Debitorstammdaten erfasst der Anforderer die Daten nun direkt im SAP in einer neuen Vorerfassungstransaktion. Diese Daten werden automatisch über die Workflow-Steuerung an Master Data zur Kontrolle beziehungsweise Genehmigung weitergereicht.
Die Mitarbeiter von Master Data prüfen, ob der Debitor schon vorhanden ist und ob die Daten korrekt sind. Gegebenenfalls werden sie ergänzt. Nach Genehmigung werden die Stammdaten automatisch vom Workflow angelegt. Per E-Mail wird der Anforderer schließlich über diesen Schritt informiert.
Besonders wichtig war Thomas Arndt, dass Debitordaten, die in einem Vorsystem für den Außendienst erfasst worden sind, in diesen Prozess integriert werden können. Dazu wurde die Schnittstelle des Vorsystems zu SAP so erweitert, dass die Vorerfassungstransaktion automatisch gefüllt und damit direkt der Schritt zur Prüfung durch Master Data durch den Workflow angesteuert wird.
Automatische Aktivitäten für komplette Materialanlage
Bei der Materialstammanlage werden weiterhin die groben Basisinformationen per E-Mail vom Produktmanagement an Master Data weitergeleitet. Mit dieser Information starten die Mitarbeiter von Master Data dann den Workflow und teilen dem System mit, für welche verschiedenen Organisationsebenen (Werke, Verkaufsorganisationen) das Material angelegt werden soll. Danach werden die entsprechenden Sichten des Materialstamms von den zuständigen Mitarbeitern gepflegt.
Die Zuordnung der zuständigen Mitarbeiter erfolgt im Customizing auf Ebene der Kombination aus Sichtebene und Organisationsebene. Somit kann beispielsweise die Pflege der Daten der Dispositionssicht pro Werk anderen zuständigen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Der Workflow steuert aber auch weitere Aktivitäten wie die Pflege der Stückliste beziehungsweise der Planungsrezepte, der Kalkulation, der Einkaufsdaten oder der Preislisten.
Reine Routineaufgaben, wie die originalgetreue Kopie von Werksdaten auf andere Werke, E-Mail-Benachrichtigungen an externe Dienstleister oder Pflege von Festwerten für bestimmte Datenfelder werden nun automatisch vom System erledigt.
Seit April 2005 ist der Workflow zur Materialstammanlage in einer zweiten Aufbaustufe im Einsatz. Die verschiedenen Organisationsebenen können nun auf unterschiedliche Bearbeiter aufgeteilt werden. Außerdem kann in der zweiten Version ein Material komplett neu angelegt werden. Über den Workflow wird die Erweiterung des Materialstamms nun auch auf neuen Organisationsebenen gesteuert.
"Stammdatenanlage ist aufgrund der meistens gut strukturierten Prozesse ein geeignetes Umfeld, in dem sich die Vorteile eines Workflow-Managements, wie Prozesszeitreduktion, Qualitätssteigerung und Mitarbeiterentlastung gut und schnell realisieren lassen", sagt Franz Niermann, Senior Consultant der Lynx-Consultant GmbH und als Spezialist für Workflow-Lösungen derjenige, der die Lösungen für COMPO umgesetzt hat.
Endlich Zeit für Kernaufgaben
Die Workflow-Steuerung der Stammdatenanlage hat die Abläufe beschleunigt und noch weitere wichtige Vorteile mit sich gebracht. Es hat die komplexe Koordination der einzelnen Schritte im Prozessablauf übernommen und entlastet so vor allem die Mitarbeiter des Bereichs Master Data. Weil der Prozess nun komplett im SAP verläuft, sind keine Medienbrüche mehr vorhanden.
Zusätzlich entfällt auch die Mehrfacheingabe von bestimmten Daten. Der zuständige dezentrale Bearbeiter wird vom Workflow automatisch ermittelt.
"Im SAP sind Prozesse und Stammdaten nicht voneinander zu trennen. Durch die hohe Prozesskompetenz der Mitarbeiter in den Fachabteilungen sah COMPO die Chance, die Verantwortung für die spezifischen Stammdaten am Ort des Geschehens zu verankern.
Durch die automatisierte Bearbeiterfindung wird die Zusatzbelastung für den Mitarbeiter auf das absolut notwendige Maß reduziert. Dies trug maßgeblich zur schnellen Akzeptanz des neuen Systems bei", sagt Thomas Arndt, IT-Koordinator, COMPO.
Die Transparenz der Anlageprozesse wurde erhöht. Die Mitarbeiter des Bereichs Master Data sind durch eine Monitoringkomponente jederzeit in der Lage, über den aktuellen Status der laufenden Prozesse Auskunft geben zu können.
Weil der Workflow fast ausschließlich vorhandene SAP-Funktionalität zu einem Gesamtablauf verknüpft und sich die beteiligten Mitarbeiter dadurch im gewohnten Umfeld bewegten, war die Akzeptanz der Lösung von Anfang an sehr hoch. Das Beste ist aber: Die Bearbeitungszeit der Stammdatenanlage hat sich um über 50% reduziert.
Derzeit sind die beiden Workflows auf die Niederlassungen der COMPO in Deutschland, Österreich, Belgien und Frankreich beschränkt. Etwa 50 Mitarbeiter sind an der Bearbeitung der Stammdaten per Workflow eingebunden.
Auch in den anderen Landesgesellschaften der COMPO ist der Roll Out dieses Workflows geplant. Zusätzlich soll der Workflow zur Anlage des Materialstamms in einen übergeordneten Workflow zur Steuerung des PLM-Prozesses "New Product Development and Introduction" (NPDI) eingebettet werden. "Wir versprechen uns dadurch einen noch schnelleren und effizienteren Prozess", so Thomas Arndt.
COMPO GmbH & Co. KG
Die COMPO GmbH & Co. KG in Münster ist eine Tochterfirma der K+S AG in Kassel. Für Hobbygärtner und professionelle Anwender in ganz Europa ist die Marke COMPO ein fester Begriff. Mit innovativen, hochwertigen Produkten und der kompromisslosen Orientierung an den Wünschen der Kunden und Verbraucher ist COMPO zur führenden Marke für Blumenerden, Düngemittel und Pflanzenschutzprodukte gewachsen.
Professionelle Anwender vertrauen auf Spezialdünger von COMPO. Sie stehen für umweltschonenden Einsatz und garantieren hervorragende Erträge, sowohl im Bereich Öffentliches Grün und Landschaftsbau als auch im Erwerbsgartenbau und bei Sonderkulturen.
2005 belief sich der Umsatz der COMPO GmbH & Co. KG auf 542 Mio. Euro.