Eckes-Granini Group GmbH
Effizienter Workflow zur Bearbeitung von WKZ-Rechnungen und Reklamationsanzeigen
Eckes-Granini Deutschland GmbH setzt auf durchgängige Prozesse: vom Eingang der Kundenrechnungen und Belastungsanzeigen bis hin zur abschließenden Verarbeitung in SAP R/3. Der mit tatkräftiger Unterstützung des IT-Beraters Lynx-Consulting GmbH in SAP realisierte Workflow hilft dem führenden Hersteller alkoholfreier, fruchthaltiger Getränke, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Timelags und manuelle Fehler zu vermeiden sowie die Liquiditätsplanung zu verbessern.
"Was bei den Kreditoren begann, setzten wir für die Debitoren fort", erläutert Dr. Volker Herdegen, Leiter IT-Management bei Eckes-Granini Deutschland. Der führende Hersteller alkoholfreier, fruchthaltiger Getränke, dessen Marken hohes C, Granini und Fruchttiger hierzulande ein hohes Renommee besitzen, möchte bislang manuell durchgeführte Tätigkeiten mit einer durchgängigen automatischen Prozessverarbeitung ablösen. Die Digitalisierung soll unnötige, den Medienbrüchen geschuldeten Timelags und Fehler in der Bearbeitung abstellen.
Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung wurde die in Nieder-Olm ansässige Unternehmensgruppe schnell fündig. Unter der Federführung der Aachener Docutec AG implementierte ein Team von Spezialisten die entsprechende Lösung. Eingehende Dokumente werden hier mit Hilfe des OCR-Systems Docutec X4D (Xtract for Documents) gescannt und die digitalisierten Informationen über eine Schnittstelle in das SAP System transportiert, wo sie mit einem Workflow-Programm fachgerecht bearbeitet werden.
Keine Standardsoftware für Debitoren
"Im Debitorenbereich gestaltet sich die Aufgabe ein wenig komplexer", führt Dr. Herdegen aus. Denn im Lebensmittelhandel hat man es hier nicht allein mit Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu tun. Auch Verbindlichkeiten gegenüber Debitoren, in Form von Werbekostenzuschüssen (WKZ-Rechnungen), Verbindlichkeiten aus Promotionmaßnahmen oder Reklamationen aufgrund von Bruch, Fehllieferungen oder Ähnlichem müssen hier bearbeitet werden. Im Unterschied zu der Prozessabwicklung im Kreditorenbereich ließ sich hierfür im Markt kein Standardprogramm finden.
"Wir mussten die Sache selbst in die Hand nehmen und eine eigene Lösung zur Automatisierung des Workflows für WKZ-Rechnungen und Reklamationsanzeigen schaffen", so der IT-Manager. Für diese Arbeit wird neben dem Wissen zur Workflow-Technik eine exzellente Expertise zur Debitoren-Verarbeitung in der SAP Software benötigt.
Es kristallisierte sich schnell heraus, dass in der bisherigen Projektkonstellation dieses Know-how nicht in ausreichendem Maße verfügbar war. Deshalb zog Eckes-Granini für die wichtige Teilaufgabe die Lynx-Consulting GmbH als Projektpartner hinzu. Die Bielefelder IT-Beratungsgesellschaft hatte bereits in diversen Projekten ihre Kompetenz in diesem Feld beweisen können.
"Und diese Kompetenz bestätigte Lynx bei der Realisierung des Workflows für WKZ-Rechnungen und Reklamationsanzeigen", ergänzt Helen Beck. Die bei Eckes-Granini für den Debitorenbereich zuständige Leiterin, die das Teilprojekt führte, entwarf in einem ersten Schritt gemeinsam mit zwei Kolleginnen und Franz Niermann von Lynx den Workflow in Anlehnung an die fachlichen Geschäftsprozesse der Eckes-Granini Deutschland GmbH. Im Anschluss erfolgte die technische Umsetzung in das SAP System durch den Berater.
Heute werden die rund 110 bis 150 eingehenden Rechnungen, die täglich anfallen und sich auf die Vertriebssegmente Lebensmittelhandel und "Außer-Haus-Konsum" (AHK) unterteilen lassen, zentral gescannt. Die Informationen werden per ICR/OCR-Erkennung (Intelligent Character Recognition / Optical Character Recognition) automatisch erfasst und klassifiziert.
Es folgt die Verifikation der Daten durch eine Sachbearbeiterin im Debitoren-Bereich, die die aus den Belegen erzeugten Datensätze auf Vollständigkeit prüft und bei Bedarf manuell nachbearbeitet. Nach diesem Schritt werden die Daten über eine Schnittstelle in das SAP System transportiert und automatisch in Form eines Workitems an den zuständigen Mitarbeiter im Vertrieb weitergeleitet. Dieses Workitem wird nun einer ersten Prüfung unterzogen und - falls alles korrekt ist - eine Gutschriftsanforderung erstellt.
In welchem Posteingang das jeweilige Workitem gelangen soll, weiß das System über die Sachbearbeiterzuordnung. Diese wird durch eine weitere Workflowtabelle gestützt. Für den Fall, dass es sich bei dem gescannten Beleg um einen Neukunden handelt und somit noch keine Stammdaten des Kunden vorhanden sind, gelangt das Workitem zu einem so genannten Default-Sachbearbeiter, der einen Subworkflow zur Debitorenanlage starten kann. Es besteht nun die Möglichkeit, das Workitem zur Debitorenneuanlage an das bei Eckes-Granini bestehende Stammdatenmanagement oder an den zuständigen Außendienstmitarbeiter weiterzuleiten.
Sowohl das Stammdatenmanagement, als auch der Außendienstmitarbeiter erhält daraufhin eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link beinhaltet, über den sich der Mitarbeiter auf das SAP System schalten kann. Über diesen Weg werden alle an dem Prozess beteiligten Mitarbeiter über das Vorliegen eines Workitems informiert und aufgefordert, den Sachverhalt der Kundenrechnung zu prüfen, eine Kontierung vorzunehmen oder gegebenenfalls eine Genehmigung oder Freigabe der Gutschrift zu erteilen.
Für Fragen der Genehmigung oder Klärung wurden weitere Workflows aufgesetzt, beispielsweise, um Reklamationen zu Bruch oder Fehlmengen aus dem Lager zu klären. Um eine vollständige Prozesstransparenz zu erhalten, werden sämtliche Bearbeitungsschritte in einem Rechnungseingangsbuch protokolliert.
Durchgängiger Workflow
"Die Vorteile unserer Workflow-Lösung sind beeindruckend", freut sich Dr. Herdegen. Die manuellen Tätigkeiten in den einzelnen Abteilungen konnte Eckes-Granini stark reduzieren. Potenzielle Fehlerquellen, wie Tippfehler bei der Eingabe, gehören der Vergangenheit an. Ebenso gibt es weniger "Belegschwund", da eingehende Rechnungen sofort digitalisiert und weitergeleitet werden. "Vorliegende Fälle werden heute innerhalb von zwei Tagen bearbeitet. Das nahm zuvor deutlich mehr Zeit in Anspruch", bestätigt Helen Beck. Gleichzeitig ist die Eckes-Granini Deutschland GmbH jetzt in der Lage, die Liquidität besser zu planen. Denn das Unternehmen hat jederzeit den Überblick über die offenen Kundenrechnungen.
Lobend erwähnen Helen Beck und Dr. Herdegen die sehr gute Zusammenarbeit mit Lynx. Trotz Komplexität der Aufgaben seien die Prozesse schnell, gut und günstig umgesetzt worden. Dass die Workflow-Lösung zudem auch releasesicher ist, zeigte sich beim problemlosen SAP-Releasewechsel zu ERP 6.0. Lynx-Berater Niermann macht darauf aufmerksam, dass die Implementierung der Geschäftsprozesse ausschließlich mit klassischen SAP-Mitteln erfolgte und nicht den Erwerb einer zusätzlichen Infrastruktur bedingte.
Das System sollte zudem weitere Vorgaben ermöglichen. So wurden die gescannten Belege als Dokumenteninfosätze in das SAP DVS (Dokumentenverwaltungssystem) eingefügt und mit der jeweiligen Gutschriftanforderung und dem Kundenstamm verlinkt, um die Basis für eine künftige Kundenakte im Vertrieb zu legen. "Mit unserem Workflow-System sind wir auf dem Weg zum papierlosen Büro ein ordentliches Stück vorangekommen", resümiert Dr. Herdegen.
Das Projekt im Überblick
Die Realisierung der Lösung für WKZ-Rechnungen und Reklamationsanzeigen ist ein Beispiel sowohl für das gelungene Zusammenspiel von Fachabteilungen und IT als auch der beteiligten externen IT-Firmen. Im Frühjahr 2008 erstellte das interne Eckes-Granini-Team um Helen Beck gemeinsam mit Franz Niermann den fachlichen Entwurf und die Detailplanung der Prozesse in mehreren iterativen Schritten.
Der Berater der Lynx-Consulting GmbH implementierte im Anschluss den Workflow in SAP. Wo es erforderlich war, erfolgte die Abstimmung mit den Programmierern der Schnittstelle zum Docutec-System. Der Kauf neuer Hardware oder Software-Lösungen war nicht erforderlich. Zum einen wird die OCR-/Scanning Infrastruktur genutzt, die bereits für das Kreditoren-Workflow-Projekt installiert wurde; zum anderen erfolgte die Programmierung der Prozesse mit SAP-eigenen Workflow-Funktionen.
Die SAP-Expertise, die Niermann zusteuerte, lässt sich u.a. an den Feinheiten der Realisierung erkennen. So kennt der Debitorenbereich von SAP nicht den Begriff der Rechnung. Für die eingehenden Rechnungen müssen daher Gutschriften bzw. Gutschriftsanforderungen angelegt werden. Zugleich werden die Gutschriftsanforderungen bzw. Gutschriften im Rechnungseingangsbuch fortgeschrieben, um jederzeit einen Überblick über alle offenen Rechnungen und deren Status im gesamten Workflow zu besitzen. Ansonsten legte das Team großen Wert darauf, alle Abläufe und Masken im SAP möglichst einfach und eindeutig zu gestalten, um Fehlbedienungen von vornherein zu unterbinden.
Der Projektverlauf selbst folgte der im SAP-Segment bewährten Vorgehensweise mit den drei Stufen Entwicklungssystem, Qualitäts- und Live-System. Parallel zum Test im Qualitäts-System wurden die Key-User (u.a. Helen Beck) bei Eckes-Granini mit der Lösung vertraut gemacht.
Helen Beck entwickelte im Anschluss das Handbuch für die Endanwender. Die Inbetriebnahme erfolgte in einem zweistufigen Prozess. Im Dezember 2008 schaltete Eckes-Granini den Workflow für den Bereich AHK (Außer-Haus-Konsum) "live", um erste Erfahrung zu sammeln. Vier Monate später nahm das Unternehmen das System dann auch für den Bereich LEH (Lebensmitteleinzelhandel) in Produktion.
Eckes-Granini Group GmbH
Die Eckes-Granini Group GmbH ist die internationale Unternehmensgruppe für alkoholfreie, fruchthaltige Getränke der Eckes AG (Finanzholding). Mit den strategischen Marken granini als internationale Premiummarke sowie Brämhults, Elmenhorster in Litauen, hohes C, Joker, Marli und SIO als "local heroes" nimmt das Unternehmen eine führende Position im europäischen Markt der fruchthaltigen Getränke ein.
Die Unternehmensgruppe ist mit 14 Landesgesellschaften mit Sitz in Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Lettland, Littauen, Norwegen, Österreich, Rumänien, Schweden, Schweiz, Spanien und Ungarn aktiv.
Neben den 70 Beschäftigten in der Zentrale der Eckes-Granini Group GmbH sind ca. 500 Mitarbeiter bei Eckes-Granini Deutschland und 900 in den übrigen Landesgesellschaften tätig.
Bereits in den frühen 20er Jahren begann die Vorgängerfirma mit der Vermarktung von Fruchtsäften und Spirituosen. Nach dem Verkauf des deutschen und des internationalen Spirituosengeschäfts in 2007 fokussiert sich die Eckes-Gruppe nun auf Fruchtsäfte und zählt hier zu den führenden Herstellern in Europa.