Einrichtung des Elektronischen Kontoauszuges durch das SAP FI/CO Team

In vielen Ländern ist es heute möglich, Kontoauszugsdaten elektronisch von den Banken abzurufen und automatisch verbuchen zu lassen. In Deutschland ist für die Datenübermittlung von der Bank zum Kunden ein Übertragungsprogramm (z. B. Multicash) notwendig, das den BCS (Banking Communication Standard) versteht:

Multicash “holt” von den Banken die gewünschten Daten (z. B. Kontoauszüge) und erzeugt aus den Bankdaten zwei Weiterverarbeitungsdateien:

  • UMSATZ.TXT (Einzelposten)
  • AUSZUG.TXT (Kopfdaten)

Diese Dateien können in das SAP-System eingelesen werden, wo sie dann automatisch verarbeitet werden. Dazu starten Sie einen Report, der die von Multicash erzeugten Dateien in das SAP-System oder genauer in den sogenannten Bankdatenspeicher einliest.

Die Verarbeitung erfolgt immer in drei Schritten.

  1. Zunächst wird die Datei im jeweiligen Kontoauszugsformat in den Bankdatenspeicher eingelesen.

  2. Anschließend erfolgt die Interpretation der Daten, mit Hilfe derer aus unstrukturierten Informationen die Ausgleichsinformationen herausgefiltert werden. Diese Ausgleichsinformationen werden im Bankdatenspeicher gespeichert.

  3. Dann erfolgt das Erstellen der Batch-Input-Mappen oder das direkte Buchen der Kontoauszüge.

Damit die Buchung fehlerfrei abläuft, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Für alle Buchungsvorgänge muss eine interne Buchungsregel hinterlegt sein. Diese Buchungsregel repräsentiert die für die Kontoauszugserfassung relevanten Geschäftsvorfälle und steuert die Buchung auf den Haupt- und Nebenbuchkonten.
  • Die von Bank zu Bank möglicherweise unterschiedlichen Schlüssel für die verschiedenen Geschäftsvorfälle (Geschäftsvorfallcode, Textschlüssel, Buchungstext) müssen jeweils als "Externe Vorgänge" im Customizing definiert sein.
  • Externe Vorgänge müssen einer Buchungsregel zugeordnet sein, um eingebucht werden zu können.

Falls der Report beim Einlesen der Daten auf einen "unbekannten" externen Geschäftsvorfallcode stößt, bricht er nach dem vollständigen Einlesen des Kontoauszugs ab und gibt eine Liste mit den fehlenden Einträgen aus.

Die fehlenden externen Vorgänge müssen nachgepflegt werden. Anschließend muss der Report neu gestartet werden. Der Einlesevorgang muss komplett wiederholt werden.

Im Customizing schaffen wir für Sie die Voraussetzungen dafür, dass alle Geschäftsvorfälle, die Ihnen von Ihrer Bank über den elektronischen Kontoauszug übermittelt werden, korrekt gebucht werden.

Ihr Vorteil: Minimierung von zeitaufwendigen, manuellen Buchungen.

Bei Fragen zögern Sie nicht Kontakt zu uns aufzunehmen. Wir vom SAP FI/CO-Team unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung Ihres elektronischen Kontoauszuges.

Ansprechpartner

Petra Gutwirth
Teamleiterin SAP Financial Solutions
+49 521 5247-0
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