GdPdU-SAP DART Tool: Steuerrelevante Daten für den Datenzugriff der Finanzverwaltung separieren

Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung gemäß §147 Abs. 6 AO das Recht, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen auf das DV-System des Steuerpflichtigen zuzugreifen, um die mittels des Systems erstellte Buchhaltung elektronisch zu prüfen. Im BMF-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ sind die hinsichtlich des Datenzugriffs sehr weit, aber nicht immer präzise genug gefassten Befugnisse der Finanzbehörden dargelegt.

Die Realisierung des Datenzugriffs kann nach freier Wahl des Außenprüfers in folgenden Formen erfolgen:

  • unmittelbarer Zugriff (Z1)
  • mittelbarer Zugriff (Z2)
  • durch Datenüberlassung auf maschinell auswertbaren Datenträgern (Z3)

Jene Formen sind mit einer Reihe kritischer, betrieblicher Fragestellungen verbunden, die mit einem erheblichen Aufwand in den Unternehmen gelöst werden müssen. Der Datenzugriff umfasst die Verpflichtung des Steuerpflichtigen, mit entsprechender Hard- und Software die digital erzeugten steuerlich relevanten Daten lesbar und in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Dabei ist grundsätzlich wie bisher die 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungspflicht gemäß § 257 Abs. 1 HGB und §147 Abs. 1 und 3 AO unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit zu beachten.

Bei den Außenprüfern hat sich in den letzten Jahren die Prüfsoftware IDEA durchgesetzt. Festzuhalten ist, dass die Außenprüfer von den Unternehmen in der Regel die digitale Bereitstellung der Daten für Zugriffsarten Z1, Z2 und / oder Z3 fordern, wobei sich die Vorgehensweise der Finanzverwaltungen von Bundesland zu Bundesland unterscheiden kann.

Unmittelbarer Zugriff (Z1-Zugriff)

Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) hat der Außenprüfer das Recht mittels einer eigens für ihn eingerichteten Benutzerrolle selbstständig auf die Systeme des Steuerpflichtigen zuzugreifen, die steuerlich relevante Daten enthalten. Der Steuerpflichtige muss die Hard- und Software bereitstellen, damit der Außenprüfer Zugriff auf die Daten nehmen und diese maschinell auswerten kann. Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Lese-Zugriff des Außenprüfer zur Prüfung von:

  • Bewegungsdaten (z. B . Buchungsbelege der Finanzbuchhaltung)
  • Stammdaten (z. B . Debitorenstamm)
  • Verknüpfungen (z. B. zwischen Belegkopf und Belegzeile des Finanzbuchhaltungsbelegs)

Im Rahmen des unmittelbaren Zugriffs müssen entsprechende Auswertungsmöglichkeiten gewährleistet werden. Dazu zählen neben dem Standardinformationssystem des DV-Systems auch Eigenentwicklungen des Unternehmens.

Mittelbarer Zugriff (Z2-Zugriff)

Im Gegensatz zum Z1-Zugriff wertet der Außenprüfer beim mittelbaren Zugriff (Z2) die Daten nicht selbst aus, sondern kann verlangen, dass der Steuerpflichtige die Daten nach seinen Vorgaben durch einen Lese-Zugriff maschinell auswertet. Die Steuerpflichtigen sind hierbei zur Unterstützung des Außenprüfers verpflichtet.

Datenüberlassung (Z3-Zugriff)

Bei der Datenüberlassung (Z3-Zugriff) hat der Außenprüfer das Recht, dass ihm die steuerlich relevanten Daten in elektronischer Form auf Datenträgern zur maschinellen Auswertung überlassen werden. Dieses Verfahren / diese Zugriffsart setzt sich in der Praxis zunehmend durch. Die Finanzverwaltungen setzen bei dieser Form des Datenzugriffs bundeseinheitlich die Prüfsoftware IDEA ein.

Ergeben sich aufgrund der Analyse des überlassenen Datenmaterials Anhaltspunkte für eine vertiefte Überprüfung oder reichen die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten zur steuerlichen Beurteilung nicht aus, kann der Außenprüfer zusätzlich den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff (Z1 / Z2) verlangen.

Technische Umsetzung in SAP-Systemen Z1- und Z2-Zugriff

Jedes SAP-System bietet grundsätzlich die Möglichkeit, einen „Read-Only-User“ zu konfigurieren und somit dem Außenprüfer den ausschließlichen Zugriff auf steuerrelevante Daten zu ermöglichen. Dies stellt den Steuerpflichtigen im Rahmen des SAP-Standards vor keine größeren Probleme.

Durch die aktive Unterstützung und Mitwirkung der DSAG Arbeitsgruppe GdPdU sind spezielle Prüferrollen für SAP-Systeme entstanden, die seitens der SAP ausgeliefert und zur Verfügung gestellt werden. Der von der AG GdPdU erarbeitete Berechtigungsumfang wurde in Musterberechtigungsrollen für Außenprüfer umgesetzt, die den zielgerichteten Zugriff auf ausschließlich steuerlich relevanten Daten gemäß Z1 und Z2 Zugriff gewährleisten sollen.

Mittels der Berechtigungsrollenverwaltung (Transaktion PFCG) lassen sich im SAP R/3 bzw. SAP ECC 5.0/6.0 unter dem generischen Namen „SAP_AUDITOR _*“ alle definierten Muster-Prüferrollen abrufen. Diese Muster-Prüferrollen sind als Vorschläge zu betrachten und sollten nicht ohne kritische Prüfung des Inhalts zum Einsatz kommen.

Technischer Z3-Zugriff

Mittlerweile ist es gängige Praxis, dass von den Außenprüfern der Z3-Zugriff, d. h. die elektronischer Überlassung der Daten zur Auswertung in der Prüfersoftware IDEA präferiert wird.

SAP stellt im Rahmen des Standards für den Z3-Zugriff das Werkzeug Data Retention Tool (DART) zur Verfügung. Ursprünglich für den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung in den USA entwickelt, hat die DSAG Arbeitsgruppe GdPdU die Vorgaben der deutschen Gesetzgebung in kontinuierlicher Arbeit ab 2001 in das Werkzeug übernommen und einen eigenen Datenkatalog der steuerlich relevanten Daten definiert. Dieser „DE“-Tabellenvorrat der steuerlich relevanten Daten wird kontinuierlich überarbeitet bzw. erweitert und findet sich hinsichtlich des Umfangs in den entsprechenden DART-Versionierungen (derzeit DART 2.7e) wieder. Selbstverständlich bildet dieser definierte Datenumfang der steuerlich relevanten Daten nur eine Basis und kann bei Bedarf im DART Tool beliebig erweitert werden, z. B. um steuerrelevante, kundeneigene Felder.

DART erzeugt die erforderlichen Datenextrakte für das von den Prüfern eingesetzte IDEA Prüfertool. Der DART-Extrakt ist ein Snap Shot der steuerlich relevanten Daten aus der SAP-Datenbank zum Zeitpunkt der Extraktion. Für die Auswertung der DART-Extrakte wird ein SAP-System benötigt, dass nicht notwendigerweise mit dem Quellsystem identisch sein muss, auf dem die Datenextrakte erzeugt wurden. DART Extrakte lassen sich zudem im Archivsystem ablegen.

Aus den Extrakten lassen sich mit s. g. Views die für den Prüfer benötigten Daten erzeugen und im SAP Audit Format dem Prüfer zur Verfügung stellen. Das SAP Audit Format kann von IDEA direkt importiert und gelesen werden, da das SAP-Audit-Datenformat eine Feldbeschreibung in den ersten acht Kopfzeilen der Datei beinhaltet. Damit wird vom SAP DART Tool die Kompatibilität der erzeugten Daten in elektronischer Form zur Prüfersoftware IDEA gewährleistet.

SAP GDPDU DART TOOL
SAP GDPDU DART TOOL
beschreibung gdpdu sap dart tool
beschreibung gdpdu sap dart tool
infografik sap dart tool
infografik sap dart tool
 

In der Praxis hat sich in den letzten Jahren mehr und mehr die Vorgehensweise durchgesetzt, den kompletten Extrakt in Form sogenannter „Splitter-Dateien“ im SAP Audit Format zur Verfügung zu stellen. Dieses Verfahren wird in der Praxis oft als Braunschweiger Modell bezeichnet. Die Möglichkeit, Extraktsplitter-Dateien für den Prüfer zu erzeugen, ist ab der DART Version 2.4. gegeben.

Ansprechpartner

Petra Gutwirth
Teamleiterin SAP Financial Solutions
+49 521 5247-0
Zum Kontaktformular