Schnell und sauber - Liquiditätsanalyse mit SAP

Die WESSLING-Gruppe ersetzt die Excel-basierende Liquiditätsanalyse durch den SAP Liquidity Planner. Unter dem Strich profitiert der international tätige Mittelständler von einer besseren Informationsqualität und erheblich leichterer Datenaufbereitung. Der IT-Berater Lynx-Consulting half bei der erfolgreichen Einführung des Software-Tools.

Liquidität geht vor Rentabilität

Ein Blick in die Zeitung offenbart, dass die bekannte Kaufmannsweisheit angesichts der aktuellen Verwerfungen im Finanzmarkt mehr denn je gilt. Eine professionelle Finanz- und Liquiditätsanalyse ist für Unternehmen heute unverzichtbar, um die eigene finanzwirtschaftliche Situation verlässlich beurteilen zu können.

"Viele Firmen behelfen sich mit Excel-Lösungen", beobachten unsere erfahrenen Berater aus dem SAP FI/CO Team. Aus betriebswirtschaftlichen Programmen werden die erforderlichen Daten mit zum Teil hohem personellem Einsatz in die Excel-Tabellen überführt und aufbereitet. "Bei einem solchen Vorgehen müssen die Unternehmen notgedrungen einen Kompromiss in Sachen Informationsqualität und -transparenz eingehen, damit der manuelle Aufwand nicht ins Uferlose wächst", wissen unsere Berater. Gerade Mittelständlern stand in der Vergangenheit allerdings auch keine Alternative für ein bezahlbares Liquiditätsmanagement zur Wahl. Die Ausgangslage hat sich in der Zwischenzeit deutlich verbessert.

"Für Unternehmen, die ihre IT auf Lösungen wie SAP® ERP 6.0 vereinheitlicht haben, lohnt es sich anzusehen, was die Software im Standard bereits in Sachen Liquiditätsmanagement bietet", empfehlen unsere ERP-Spezialisten.

Excel-Lösung mit Schwächen

Vor dieser Situation stand WESSLING. Die in Westfalen beheimatete Unternehmensgruppe hatte mit Unterstützung der Berater von Lynx-Consulting die Software SAP® ERP 6.0 erfolgreich eingeführt und Anfang 2009 in Betrieb genommen. Mit der Umstellung auf die neue Unternehmensoftware verband WESSLING den Wunsch, die betriebswirtschaftlichen Prozesse und Informationsstrukturen in der Organisation zu verbessern und zu vereinheitlichen. Bereits im Zuge der SAP-Einführung erkannten die Verantwortlichen das zusätzliche Optimierungspotenzial ihrer neuen ERP-Lösung. Insbesondere die Funktionalität im Bereich des Liquiditätsmanagements weckte ihr Interesse.

"Die Liquiditätsrechnung und -planung zählen zu den wesentlichen Steuerungsinstrumenten für die Geschäftsführung bei WESSLING", erläutert Gisela Telgmann, Leiterin der Finanzbuchhaltung. Seit Jahren betrieb das Unternehmen deshalb auch eine umfangreiche Liquiditätsanalyse und -planung in Excel. Diese Anwendung war jedoch nicht frei von Schwächen, wie Gisela Telgmann kritisch bemerkt. Die manuelle Aufbereitung der Daten aus den verschiedenen betriebswirtschaftlichen Systemen und die daran anschließende Verarbeitung war nicht nur aufwendig. Sie führte auch regelmäßig zu Ungenauigkeiten.

WESSLING hatte hier allerdings nur begrenzten Handlungsspielraum. Aufgrund mangelnder Integration der Liquiditätssoftware mit der Finanzbuchhaltung musste das Unternehmen einen Kompromiss zwischen Genauigkeitsgrad und noch zu vertretendem Aufwand suchen.

Nach der Einführung des SAP® ERP Systems bei WESSLING lag es daher nahe, einen Weg zu finden, die benötigten Funktionen in dem neuen SAP System abzubilden. Denn mit dem noch recht jungen Modul Liquidity Planner, das SAP im Rahmen der Financial Supply Chain (FSCM) bereitstellt, lässt sich das Liquiditätsmanagement vollständig abbilden. SAP trennt dabei die Aufgaben der Liquiditätsrechnung und -planung in zwei Anwendungen, da der Planungsteil zusätzlich die Anbindung des SAP NetWeaver BW voraussetzt. Im Unterschied dazu werden für die Liquiditätsrechnung keine gesonderten Bedingungen gestellt. Wer SAP® ERP 6.0 im Einsatz hat, muss die Anwendung nur noch aktivieren. "Weitere Kosten für Infrastruktur oder Software-Komponenten fallen nicht an. Der Anwender nutzt im Grunde, was er bereits gekauft hat", verdeutlicht Lynx-Berater.

Optimierungspotenzial des SAP Standards voll ausschöpfen

Da WESSLING kein SAP BW im Einsatz hat, kam allein die Anwendung zur Liquiditätsrechnung in Betracht. Aber selbst wenn für die Planung weiterhin die Excel-Anwendung genutzt werden muss, waren die Verantwortlichen sofort von dem Optimierungspotenzial des Liquidity Planner überzeugt. Sie entschieden, die bisherigen Excel-basierenden Programme für die Liquiditätsrechnung durch SAP zu ersetzen. Für die Umstellung griff das Unternehmen wieder auf die bewährte Unterstützung von Lynx-Consulting zurück.

Die Einführung selbst ging schnell und unkompliziert über die Bühne. "Wir haben es hier mit einem überschaubaren Projekt zu tun. Aufwand und Kosten halten sich deshalb in Grenzen", erklären die erfahrenen Berater. Der Liquidity Planner verfügt beispielsweise nicht über eigene Organisationsstrukturen, sondern folgt den in der ERP-Lösung eingerichteten Buchungskreisen. Zur technischen Aktivierung waren daher nur wenige Einstellungen vorzunehmen, um die Tabellen der Liquiditätsrechnung zu initialisieren und die Fortschreibung der Ist-Zahlungsströme aus dem SAP Finance-Modul (Rechnungswesen) in die Liquiditätsrechnung einzurichten.

Die anspruchsvolleren Projektaufgaben betrafen das Customizing, um die Liquiditätsrechnung auf die individuellen Firmenbelange anzupassen. In dieser Phase wurden unter anderem die Kapitalströme aus den relevanten Buchungskreisen nach Herkunft, Verwendung und Zeit den frei definierbaren Liquiditätspositionen zugeordnet. Als Vorbild diente die bisherige Excel-Anwendung.

Notwendige kleinere Anpassungen wurden von WESSLING-Mitarbeitern und Lynx-Beratern gemeinsam schnell und pragmatisch gelöst. Von der Stabilität des noch jungen Liquidity Planner zeigten sich alle Beteiligten von Beginn an beeindruckt. Weniger vorbildlich war und ist dagegen die Dokumentation der Software. "Diese Mängel und Lücken glichen die Lynx-Berater jedoch mit ihrer Kompetenz problemlos aus", so die Leiterin der Finanzbuchhaltung bei WESSLING.

Die enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Lynx und WESSLING, die konkreten Zielvorstellungen, der vorhandene Kontenplan und die "saubere" Buchungsdisziplin seitens WESSLING - all dies führte dazu, dass das Projekt nach rund vier Wochen erfolgreich beendet wurde. Aufgrund des Mitwirkens der WESSLING-Mitarbeiter konnte der Schulungsaufwand auf das Notwendigste begrenzt werden, da quasi nebenbei ein Know-how-Transfer während des Projektverlaufs stattfand.

Auch erlaubt der Liquidity Planner, die Daten aus dem zurückliegenden Jahr automatisch zu laden und zu analysieren. Die Nutzer können sich so zum einen schnell und unkompliziert mit dem neuen System vertraut machen. Zum anderen lassen sich Ungenauigkeiten in Buchung oder Darstellung identifizieren und abstellen.

Transparenz durch Integration

Für Lynx liegt die Überlegenheit des Liquidity Planner gegenüber Lösungsalternativen eindeutig in der Integration mit dem operativen SAP® ERP-System begründet. Dieser Integrationsaspekt zahlt sich für WESSLING im Wortsinne aus. "Rund eineinhalb Mitarbeitertage pro Monat sparen wir allein in der Aufbereitung der Liquiditätsdaten im Vergleich zum bisherigen Vorgehen", resümiert Gisela Telgmann. "Der Liquidity Planner bereitet zwar nur die Vergangenheitsdaten auf. Diese stehen jedoch detailliert und jederzeit abrufbar zur Verfügung, da sie sich deutlich einfacher für verschiedene Liquiditätspositionen aufschlüsseln lassen", führt die Leiterin der Finanzbuchhaltung bei WESSLING einen vielleicht noch bedeutenderen Pluspunkt an. Denn angesichts der wirtschaftlich turbulenten Zeiten ist die Transparenz über die eigene finanzwirtschaftliche Situation für Unternehmen wichtiger denn je.

WESSLING Holding GmbH & Co. KG

WESSLING zählt zu den führenden Anbietern von labor- und ingenieurtechnischen Dienstleistungen. Im Jahr 1983 legte Dr. Erwin Weßling den Grundstein im westfälischen Altenberge für die heute international tätige Gruppe. Unter dem Motto "Quality of Life" sind rund 880 Mitarbeiter im Einsatz, um die Lebensqualität zu verbessern.

Ob durch Lebensmittel, Produktanalytik, im Umweltschutz und durch Energieeffizienz, beim Flächenrecycling oder in der Wasser-, Abfallwirtschaft und Arbeitssicherheit - als reiner Dienstleister erzielt WESSLING einen Umsatz von 45 Mio. Euro.

www.wessling.de

Ansprechpartner

Petra Gutwirth
Teamleiterin SAP Financial Solutions
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