Prozesskontrolle mit SAP Business Workflow

Herausforderung & Lösungen

Die steigenden Anforderungen an die Wettbewerbsfähigkeit werden von vielen Unternehmen mit einer flexiblen Gestaltung ihrer Geschäftsprozesse beantwortet. Wettbewerbsfaktoren wie gehobene Qualität, schnellere Lieferzeiten und stärkere Kundenorientierung verlangen von den Unternehmen eine zunehmende Flexibilität und damit einen Übergang zu einer prozessorientierten Organisationsstruktur.

Herkömmliche Arbeitsteiligkeit und funktionsorientierte Organisationsstrukturen behindern in vielen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen den effizienten Ablauf von Geschäftsvorgängen.

Dabei treten erfahrungsgemäß immer wieder bestimmte Klassen von Problemen auf:

  • Nicht wertschöpfende Arbeiten, die zu verlängerten Transport- und Rüstzeiten führen (Dateien kopieren und weiterleiten, Dokumentensuche, etc.) 
  • Mangel an effizienter Kommunikation zwischen den jeweiligen Prozessbeteiligten 
  • Fehlende Transparenz der Geschäftsprozesse und der Verantwortlichkeiten 
  • Mangelnde Integration mit den operativen Anwendungen, mit der Folge, dass z. B. Daten mehrfach eingegeben werden müssen (Medienbrüche, Fehlerpotenzial, etc.) 
  • Beschränkte gesicherte Informationen über den tatsächlichen Prozessablauf (Status, Häufigkeit, Durchlaufzeit, Beteiligte, Rückfragen, etc.)

Um Probleme dieser Art zu beseitigen, nutzen viele Unternehmen die Vorteile des SAP Business Workflow zur Kontrolle und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse.

Nutzen und Vorteile des SAP Business Workflow

  • Keine zusätzlichen SAP-Lizenzkosten
    Workflow-Engine und Basis-Organisationsmanagement sind bereits im jeweiligen SAP-Basisrelease integriert. Zur Mitarbeiterzuordnung innerhalb eines Workflows ist das SAP-Organisationsmanagement aber auch nicht zwingend notwendig.
  • Kontrolle der Geschäftsprozesse zur Laufzeit und nach Beendigung
    Über den aktuellen Status des Geschäftsprozesses kann jederzeit Auskunft erteilt werden. Bei beendeten Workflows lassen sich die Schwachstellen der Geschäftsprozesse analysieren und weiter optimieren.
  • Vollständige Integration im SAP
    In einem Workflow lassen sich sowohl SAP- Standardfunktionen als auch kundeneigene Funktionen (Transaktionen, Reports) problemlos integrieren und nutzen.
  • Aufgabenverteilung nach Verantwortlichkeiten
    Die Aufgaben können den beteiligten Bearbeitern im Workflow nach den einzelnen Verantwortlichkeiten zugeordnet werden.
  • Steuerung von Geschäftsprozessen über Systemgrenzen möglich
    Bei Verwendung von mehreren SAP-Systemen können die Geschäftsprozesse mit Hilfe des SAP Business Workflows systemübergreifend gesteuert und kontrolliert werden. Dies ermöglicht, zusätzliche Informationen unkompliziert über die Systemgrenzen hinweg weiterzureichen.
  • Protokollierung der gesamten Geschäftsprozesse
    Alle Aktionen innerhalb des Geschäftsprozesses können protokolliert werden. Somit können z. B. auch die Vorgaben für Genehmigungsprozesse gemäß Sarbanes-Oxley Act erfüllt werden.
  • Automatisierung von einzelnen Geschäftsprozessschritten
    Alle Funktionen können im Workflow automatisch im Hintergrund ausgeführt werden.
  • Einfache Bedienung (kein zusätzlicher Schulungsaufwand für Endanwender)
    Der Bearbeiter benötigt nur eine kurze Einweisung für den Eingangskorb (Business Workplace), da die eigentliche Ausführung der Aufgabe in seiner gewohnten SAP-Transaktion stattfindet.
  • Transparente Geschäftsprozesse
    Das Workflowmodell ist eine Dokumentation des Geschäftsprozesses und kann auch als Grundlage für Zertifizierungen genutzt werden. Neue Mitarbeiter können sich damit schneller in Geschäftsprozesse einarbeiten.
  • Viele Muster-Workflows sind bereits vorhanden
    SAP stellt bereits zahlreiche Muster-Workflows zur Verfügung, die standardisierte, vordefinierte Geschäftsprozesse abbilden. Diese Muster-Workflows können ohne Implementierungsaufwand eingesetzt werden. Auch eine Erweiterung dieser Muster-Workflows auf die speziellen Belange der Kunden ist meistens ohne größeren Aufwand möglich.

SAP Business Workflow

Der SAP Business Workflow ist ein anwendungsübergreifender integraler Bestandteil des SAP-Basissystems. Somit steht er jedem SAP-Kunden automatisch zur Verfügung. Mit dem SAP Business Workflow können betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse auf einfache Weise definiert und modelliert werden. Hierzu werden vorhandene SAP- oder kundeneigene Funktionen zu einem neuen Geschäftsprozess verbunden. Die Steuerung und Ablaufkontrolle des gesamten Geschäftsprozesses erfolgt durch die integrierte Workflow-Engine.

Vom Konzept bis zur fertigen Lösung

Die Lynx-Consulting GmbH verfügt über mehrjährige Erfahrung in der Realisierung von Workflows und unterstützt Sie bei der Implementierung Ihrer SAP Business Workflow-Lösung – vom Konzept über das Basis-Customizing für die Workflow-Engine und den notwendigen Einstellungen zu SAP-Musterworkflows bis zur technischen Realisierung kundeneigener Workflows. Insbesonders rund um Workflows zur Unterstützung bei der Stammdatenpflege und von Genehmigungsprozessen verfügt Lynx über umfassende Erfahrungen.

Von Lynx umgesetzte Workflows zur Stammdatenpflege

  • Workflow zur Materialstammanlage ohne Genehmigung (mehrfach)
    Dieser Workflow steuert den Anlageprozess über die verschiedenen Sichten (Abteilungen) im Materialstamm. Am Ende erfolgt eine Mailbenachrichtigung an interessierte Beteiligte. Es wird „nur“ der Anlageprozess unterstützt.
  • Workflow zur Genehmigung (Vorerfassung) und Anlage von Materialstämmen, zum Teil über SAP-MDM
    Anfangs werden Materialstammdaten in eigenen Dynpro-Folgen erfasst und zur Genehmigung weitergereicht. Sowohl Vorerfassung als auch Genehmigung sind dabei mehrstufig. Im Anschluss an die Genehmigung wird das Material im Hintergrund angelegt. Weitere Ergänzungen werden dann über die verschiedenen Sichten gesteuert. Am Ende erfolgt eine Mailbenachrichtigung an interessierte Beteiligte. Es wird „nur“ der Anlageprozess unterstützt.
  • Genehmigung (Vorerfassung) und Anlage von Debitorstämmen
    Zu Beginn werden Debitordaten in eigenen Dynpro-Folgen erfasst und zur Genehmigung weitergereicht. Sowohl Vorerfassung als auch Genehmigung sind mehrstufig. Nach der Genehmigung wird der Debitor im Hintergrund angelegt. Anschließend folgen Erweiterungen im Debitorstamm, hinsichtlich der Kreditprüfung bei Regulierern und der Genehmigung sensibler Daten. Schließlich erfolgt eine Mailbenachrichtigung an interessierte Beteiligte. Es wird „nur“ der Anlageprozess unterstützt.
  • Genehmigung und Anlage von Kreditkunden
    Ein „normaler“ Debitor wird zu einem Debitor mit Kreditmanagement. Dazu werden mögliche Kreditdaten (Limit etc.) in eigenen Dynpro-Folgen erfasst. Danach erfolgt die Genehmigung durch die Zentrale (mit Prüfung der Kreditwürdigkeit).
  • Genehmigung (Vorerfassung) und Anlage von Kreditorstämmen
    Zu Beginn werden Kreditordaten in eigenen Dynpro-Folgen erfasst und zur Genehmigung weitergereicht. Sowohl Vorerfassung als auch Genehmigung sind dabei mehrstufig. Im Anschluss an die Genehmigung wird der Kreditor im Hintergrund angelegt. Danach folgen Erweiterungen im Kreditorstamm und zur Genehmigung der sensiblen Daten. Schließlich werden interessierte Beteiligte über E-Mail benachrichtigt. Es werden sowohl der Anlage- als auch der Änderungsprozess unterstützt.
  • Workflow zur Steuerung der notwendigen Maßnahmen zur konstruktiven Änderung eines Verkaufsmaterials
    Anfangs erfolgt die mehrstufige Genehmigung zu einer konstruktiven Materialänderung. Anschließend werden alle verantwortlichen Stellen benachrichtigt, um notwendige Folgeaktionen (z. B. Arbeitsplanänderung, Stücklistenänderung, Änderung von Einkaufstätigkeiten für die Materialkomponenten etc. ) durchzuführen.

Von Lynx umgesetzte Workflows für Genehmigungsprozesse

  • Rechnungseingangsprüfung (kreditorisch)
    - Erweiterung des SAP-Standards
    - komplett neuer, eigener Ablauf
  • Rechnungseingangsprüfung (debitorisch)
    Kundenrechnungen (z. B. wegen WKZ oder Pfand) werden mehrstufig vervollständigt und geprüft. Dies wird als SD-Gutschrift realisiert.
  • Reiseantrags- und Reisekostengenehmigung (mehrfach)
    Umsetzung des SAP-Standards mit sinnvollen Ergänzungen
  • Urlaubsgenehmigung
    Umsetzung des SAP-Standards mit sinnvollen Ergänzungen
  • Freigabe von Bestellanforderungen
    Umsetzung des SAP-Standards mit sinnvollen Ergänzungen (Sicherstellung des 4-Augen-Prinzips)
  • Freigabe von Bestellungen
    Umsetzung des SAP-Standards mit sinnvollen Ergänzungen (Sicherstellung des 4-Augen-Prinzips)
  • Genehmigung und Anlage von EDV-Berechtigungen
    Steuerung der Genehmigung und Freigabe von IT-Berechtigungen: Bei SAP-Berechtigungen werden in nachfolgenden Schritten auch die Berechtigungen erteilt.
  • Genehmigung und Freigabe von DIS
    Realisierung eines Genehmigungs- und Freigabeverfahrens zur Steuerung kritischer Dokumente (DIS). Die Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt im Portal.

Lynx-Workflow zur Materialstammpflege

Zur Steuerung des Materialanlageprozesses hat Lynx zusätzlich ein Workflow-Template entwickelt. Der Workflow steuert dabei den Anlageprozess über die verschiedenen Sichten (Abteilungen) im Materialstamm. Organisatorische Erweiterungen, also z. B neue Werke, Verkaufs- oder Einkaufsorganisationen werden ebenfalls unterstützt. Schlussendlich erfolgt eine Benachrichtigung via E-Mail an interessierte Beteiligte. Reaktionen auf inhaltliche Feldänderungen im Materialstamm werden dabei nicht unterstützt.

Ansprechpartner

Tim Meyer

Nina Fleischer
Teamleiterin Integration & Development
+49 521 5247-0
Zum Kontaktformular